職場新鮮誌

做一場商業簡報，了解目的與你的受眾是最重要的第一步。Adobe Stock

《如何幫雞洗澡？》這甚麼怪書名？乍看到這本書名時，讀者一定會非常疑惑這本書在談甚麼？但是當你看到副書名「幫商業簡報脫胎換骨……」時，就會豁然開朗，或許就會想拿起書來看看，為甚麼取這種怪書名？

這本書的作者是提姆．寇金茲（Tim Calkins），他具備品牌策略師、教授和作家三重身分，至今已經發表過5,000多場簡報。他從自己8歲時第一次上台報告並示範「如何幫雞洗澡」的經驗談起，彙整多年來的實戰心得，撰寫了這本《如何幫雞洗澡》。

身在職場，你一定做過簡報！就算沒做過簡報，也聽過別人簡報。但，多數人可能還是存在很多疑問，像是：我一定要用PowerPoint嗎？簡報的架構流程怎樣才是對的？標題一定要放在頁面最上方嗎？資料圖表要怎麼用？版型格式怎樣比較好？我沒有自信或是害怕講話怎麼辦？簡報真的是越短越好？我需要背講稿嗎？可以搞笑嗎？如果報告過程中才發現有個大錯誤怎麼辦？如何透過簡報化解歧見？

這些問題包羅萬象，從判斷是否必要做簡報、到釐清目標、到了解受眾、撰寫綱要、挖掘故事、整理資料、用字遣詞、版型格式，再到上台手勢、眼神、站位、道具、QA環節、歧見化解等等，每一項其實都有深藏的學問，而寇金茲在這本書中都整理了他的經驗與見解。

從第177期開始，《看》雜誌編輯部與多家出版社合作，為讀者精選好書，經授權後以小篇文章形式，供讀者吸收好書精華。以下內容摘自原書，文中第一人稱為原書作者。

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人生一定要學會的道理之一就是人人各有煩惱，心裡總是會擔心某些事情。

不過我們常常忘了這一點。當你在走廊上看到同事，心裡不免會想：「哇，她真是甚麼都不缺呢。最近升了職，上星期又在那個大型產業會議上發言。還有她身材好棒，有全世界最美滿的家庭，她女兒剛進史丹佛讀書。真希望我也能像她一樣有這種完美的人生。我可能嗎？我連一個星期去一次健身房都辦不到！」

然而實際上未必是你看到的那樣。這位同事大概也周旋在各式各樣的問題當中，跟你差不多。也許她的健康出了狀況，又或許她被另一半冷落，心裡其實很苦。說不定她對接下來的專案感到十分焦慮。

了解他們的優先重點

公司裡上上下下每個人都有要面對的挑戰，有需要優先處理的事項，也有各自的疑難雜症。從最基層的辦事員到最高層的執行長，都適用這個道理，只是說他們面對的挑戰、優先事項和麻煩不一樣而已。誠如奇異公司（GE）前執行長傑夫．伊梅特（Jeff Immelt）所指出的：「當你不是負責那項工作的人，工作看起來都很簡單。」

因此，你在規劃簡報的時候務必考慮到觀眾的情況。他們的工作重心是甚麼？若是能掌握這些要點，就能設計出一個能讓他們有感的簡報。正如勵志型演說家東尼．羅賓斯（Tony Robbins）所言：「我認為準備簡報時要做的第一件事就是必須先了解觀眾，找出他們內心深處的需求、渴望和疑慮。這比任何事情都來得重要。」

以下就是規劃簡報時要思考的問題。

》》這個主題的重要性為何？

先從思考這個問題開始！主題夠重要，觀眾才會投入。他們會想看更多資訊與細節，說不定也會樂於提供協助。請做好準備。

如果觀眾根本不在乎這個主題，你就要換個方式來處理。他們有可能沒幾分鐘就恍神，所以應該預先準備好簡短一點的簡報。也說不定會出現觀眾起身走人的狀況，這時先想辦法抓住他們的注意力，然後再切入你的建議或要求。

你必須對坦然面對這種情況。簡報對你而言當然很重要，畢竟每次向資深主管做簡報，都有可能讓你的事業發展更上一層樓或向下沉淪。

然而，你覺得很重要的簡報，觀眾未必就會很在乎。舉個例子來說，我在卡夫工作時投入了不少精力去思考Seven Seas沙拉醬該有的定價，但卡夫執行長才不在乎，因為他還有其他更重要的事情要處理。

》》他們的目標是甚麼？

請一定要好好思考目標觀眾的目標。他們重視甚麼？

假如觀眾想看到立竿見影的成效，你就應該強調所提出的計畫有辦法輕而易舉衝高績效。但這項計畫若是有可能影響短期獲利表現，就要有心理準備這會是一場硬仗。

倘若觀眾有必須改變現狀的壓力，就配合他們吧！把你的建議包裝成一個重新開始的機會。這種情況下很適合用「該是採用新做法的時候了」、「我們得改變策略」以及「目前這個計畫行不通」這類措辭。

》》他們的中心思想為何？

企業主管往往抱持著某種特定觀念，這些觀念又化為策略的核心。比方說主管念茲在茲的可能是再造、效率或破壞式創新這一類的事情。你若是能找出他們中心思想是甚麼，就可以把你的建議跟這些觀念銜接起來。假設觀眾對轉型很感興趣，那麼你大可在簡報中多多使用「轉型」這個字眼。

以前我在一位追求創新與新思維的主管底下做事的時候，我的簡報就會充滿新觀念。也就是說，每回簡報我都會把建議包裝成一次創新之舉。無論是促銷活動、打廣告、包裝設計還是顧客服務，我統統都可以創新。我有全公司最創新的團隊，做了多不勝數的創新之舉。也因此，我的簡報通常無往不利。

人質談判專家理查．米勒（Richard Mueller）就把這種做法發揮得淋漓盡致。據他表示：「我不是用我的言語來說服對方，而是用對方的言語來說服他。」

考慮他們的觀感

你必須想清楚應該從哪裡作為起點。目前目標觀眾對你的情況有甚麼認知？他們的觀感為何？

我們講故事給別人聽的時候都是這麼做的――用別人已經知道的事情作為擴充基礎，進一步提供資訊。比方說，假如別人已經知道約翰是你同事，你就不會對他們說：「我跟一位名叫約翰的人共事，昨天……」這樣的話。要是別人已經知道你正在處理一個新的大案子，你也不會說：「我剛接到這個新的大案子，你們一定不會相信竟然發生了……」我們會在下意識裡評估談話對象已經知道哪些資訊，並以此作為切入點。

規劃簡報的時候，也要特別留意這個問題。你應當在著手撰寫文稿之前，先掌握好切入點在哪裡。

》》他們知道多少資訊？

請務必好好思考觀眾對某主題了解到甚麼程度。倘若觀眾對此主題十分了解，你就不需要呈現太多背景資訊。你大可直接講業界的行話，給他們看附帶說明不多的分析資料。

但如果觀眾對該主題所知不多，就必須改變做法。你在講解時應該深入一點，並斟酌使用術語，碰到各種專有名詞和計算也應多做說明。

一定要把握好這一點。假如你對經驗豐富的人解說很基本的產業資訊，他們一定會覺得又煩又無聊，或許你還來不及談到建議，就已經注定得不到他們的支持了。

反過來說，如果對經驗不足的人講得太快，也會有問題。你的簡報十之八九會把這些觀眾搞得暈頭轉向，使他們更疑惑又不知所措。倘若他們發問太多，一定會拖慢會議，而且會顯得很菜。但如果甚麼都不問，又會導致更搞不清楚狀況。真是進退兩難。

要掌握觀眾對資訊了解到何種程度並不容易，你首先必須設身處地，站在他們的角度來思考。哈佛大學教授史迪芬．平克（Steven Pinker）在其著作《寫作風格的意識》（The Sense of Style）中提到「知識的詛咒」，也就是指「很難想像別人不知道你知道的事情」。最麻煩的是，我們往往不知道自己到底知道些甚麼。平克這樣解釋：「就好比喝醉酒的人根本沒辦法體認到自己已經醉到開不了車一樣，我們不會注意到知識對我們下了詛咒，因為正是這個詛咒害我們沒注意到。」

以下幾個簡單的問題，有助於判斷某主管到底掌握了多少資訊：

● 他們負責這項業務多久了？
● 我們上一次做進展報告是甚麼時候，當時談到了哪些內容？
● 這幾個星期以來他們看過哪些報告？
● 他們會聽哪些人的意見？

》》他們是否已經有了定見？

這也是一個很關鍵的問題！假如你準備對觀眾談到某個特定議題，就必須知道他們是否已經對該主題有了既定的想法。這番認知會大大左右著你接下來的做法。

舉例來說，假如觀眾很贊成你的建議，那麼你只要確認他們已經掌握和認同哪些資訊即可。但如果觀眾並不贊成你的建議，你就有一場硬仗要打了。你得設法扭轉他們的想法，爭取他們的支持。

就連簡報的基本架構也會隨著觀眾的看法而調整。假如你的簡報對象認同你，你就應該盡快談到你的建議，他們一定會贊成。拖得愈久才切入重點，也許會讓他們失去耐性。但要是觀眾反對你的立場，這種做法就行不通，你最好把可能的選項都呈現出來，對照各選項的優缺點，以利找出最適合的結論。

先做功課

掌握目標觀眾的想法可不容易，你恐怕得下一番功夫才能摸索出來。換句話說，在簡報之前你應該先做點功課。

想了解某位資深主管的想法，不妨跟他單位上的同仁聊一聊。你可以這樣問：「莫妮卡，是這樣的，我下星期要向安琪拉做新產品上市的簡報，能不能提點一下，跟安琪拉做簡報有甚麼要注意的嗎？她喜歡甚麼風格的簡報？」

或者你也可以直接詢問這位資深主管。比方說，你若是有機會在簡報之前先跟副總碰面的話，不妨問她：「請問您想從簡報看到哪些資訊？」

這種方法要特別當心。人往往不知道自己要甚麼，或他們並不想要自以為想要的東西，或他們自以為想要但其實不想要。這是行銷要面對的難題之一。

因此，不妨請對方舉個例子，這樣就可以更加清楚地掌握對方的喜好。你大可直接問她：「能不能請妳舉個範例，讓我知道妳覺得效果特別好的簡報是甚麼樣子？」這樣一來你就能從中抓取一些可以運用的素材。比方說，這個範例簡報的結構為何？裡面的說明有多詳細？屬於簡短還是偏長的簡報？

也許最好的做法就是好好觀察你的目標觀眾。觀察他們的行為，而不是他們的言語。他們大概喜歡甚麼？甚麼時候他們會覺得失望和煩躁？他們做的簡報看起來怎麼樣？

想成為出色的簡報講者，就必須了解你的目標觀眾。只要虛心求教，持續觀察、關注與學習，定能助你掌握觀眾的想法。

撰寫簡報綱要

在製作新的廣告之前，廣告客戶都會寫一份創意綱要（creative brief）。這份文件簡要地摘述了要執行的工作任務。這種文件有很多形式，不過通常會包含目標、目標客群和訊息這一類的內容。

製作簡報的時候也可以依循這種模式。簡報綱要裡面整合了以下幾個重點：

● 目標：這場簡報會議的目標為何？你之所以要做這個簡報的原因是甚麼？
● 目標觀眾：裁決這場簡報的關鍵人物是誰？你對這位人士的偏好、優先事項和想法有何概念？還有誰也會加入這場會議？
● 形式：有多少時間可以運用？這場會議在哪裡舉行？在公司內部還是公司外舉行？
● 其他：有其他應該考量的因素嗎？這個主題是否特別有爭議？時程是不是很緊湊，所以得在會議上拍板定案？

（以上取材自《如何幫雞洗澡》第5章〈了解聽眾屬性〉第83頁～第90頁）

書名：如何幫雞洗澡：幫商業簡報脫胎換骨，個人品牌再升級，提升職場影響力

書名：如何幫雞洗澡：幫商業簡報脫胎換骨，個人品牌再升級，提升職場影響力
作者：提姆．寇金茲（Tim Calkins）
譯者：溫力秦
出版社：寶鼎出版
類別：商業、職場工作、溝通、演講、簡報
出版日期：2020年2月5日