職場新鮮誌

PM是「專案經理」（Project Manager），簡單來說就是「負責把專案管好的人」。看雜誌提供

文:Jemmy Ko

PM是「專案經理」（Project Manager），簡單來說就是「負責把專案管好的人」。

PM不複雜，它就像「小組長」。負責分配任務、聯繫成員，幫助大家合作。就像在學校做分組報告，PM要和老師溝通、和成員們溝通，負責在期限之內繳出好報告。

我曾親自訓練自由接案者「從零當PM」，有的人才大學剛畢業，就能帶領夥伴完成高難度、職業級的關鍵字排名，賺到數萬元的兼差酬勞。

我親眼看過超強的PM，就算負責極複雜的專案，同時溝通超多窗口，面對煩人的事情，依然能優雅從容。PM是需要高度專業性，但不需要高技術門檻的角色。

以下是有效提升「專案力」的必備10大技巧：

1. 責任感

很多人面對挫折，第一個反應是：「這其實是誰的錯，因為哪條指示不清楚⋯⋯」

不對。只要你是PM，專案有問題就是「你的問題」。好的PM在他接手的那一刻起，就會認定這是理所當然的。出問題的第一個反應是：「現在怎麼解決？將來怎麼避免？」充滿挫折的PM，往往想到「千錯萬錯都是別人的錯，我好委屈」，但這並沒有「真正管好專案」。

2. 少理由

出錯的PM通常有個共通點，就是都有超剛好的理由、極合理且不可抗力的因素。但是優秀的PM，就算出現重大事故也能充分顧及夥伴，不願連累任何人。

3. 自知之明

很多人接到案件，會第一時間自告奮勇舉手說：「我可以！」謹慎的人則會說：「我對經驗和能力很有把握，但新的案件還是先試試看。」「高估自己」就是專案管理失敗的前兆，別小看這個問題。

我見過頭腦聰慧、甚至富有經驗的人，都沒能成功衡量好自己的實力，最後就是「貪多嚼不爛」。

4. 解決問題

解決問題是「製造問題的相反」，聽起來很簡單，「把問題解決就對了嘛！」

丟出問題一定要搭配「思考過的方案、解法」。比如說：「我發現簡報檔案打不開，用自己電腦和室友測試其他檔沒異常，猜測是輸出格式有錯。我有緊急傳訊息給上個同學了，同時我也會一邊找資料，順利的話不會晚超過一天交。但也麻煩後面同學統一輸出.ppt格式。」讓大家知道你有試過的步驟、建議的解決方案，和將來可改善的方法。

5. 換位思考

寫作的時候主角不是作者而是「讀者」，作者要重視「讀者視角」。

同樣道理，好的PM發派任務的時候必須想到：「接手的人看到時，能理解嗎？」

換位思考這件事不需要門檻，只要想到「把自己當成接任務的人」就可以了。指示夠清楚嗎？能明白該做什麼嗎？有沒有需要重複詢問的疏漏處？預先解決掉這些，問題就少了大半。

但「換位思考」也不簡單。很多人自己是讀者的時候，指出問題都超級利落，換成自己寫的時候，該遵守的事就馬上忘光。

6. 溝通能力

為什麼有人管理專案從容不迫、保持氣質，但也有好多PM被大小事壓得喘不過氣，常常處在「火山爆發」邊緣？多半是「溝通能力」的緣故。

懂溝通的人，「交手」幾句話就知道：這位是負責人，他講的事最優先。不擅溝通的人就會雞同鴨講、詞不達意。

7. 情緒管理

很多人覺得PM只需要有好智商。不是，優秀的PM必須要有「雙Q」──IQ和EQ，不只要有智慧，情緒管理更要好，否則整天受各種因素影響情緒，不但容易導致溝通摩擦，更讓經手的專案難以推動。

8. 懂問問題

「最沒問題」的人，最後往往都是「最有問題」的那位。抓準適當時機、問出聰明的問題，其實是解決問題的好方法。

該留文字紀錄的關鍵事項，就用Email委婉再請對方回答。

面對指示少的情況，就梳理出重點，詢問當事人。懂得事先發問，就不會讓專案的潛在危機延燒，甚至可以幫團隊得到整體性的改善。

9. 特質與經驗

根據多位資深優秀的專案經理表示，要勝任一位好專案經理，「個人特質」和「經驗」是兩大重點。如果前面這些策略對你來說很熟悉、「理所當然」，或許就充分具備了優秀PM的潛質。

10. 成就

完成專案就像拼好一幅既複雜又龐大的拼圖，PM會是很大的功臣。適合的PM在每個專案過程中可以得到成就感，完成拼圖的那一刻，更是莫大喜悅。但不合適的PM就像「拼圖在拼你」，怎麼那麼多片？到底有完沒完？

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Jemmy Ko，「JKL SEO」公司創辦人、首席搜尋優化師，精通SEO（Search Engine Optimization，搜尋引擎優化）與內容行銷，也提供免費學習資源。
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