職場新鮮誌
:::避開3大雷區，讓你的番茄鐘工作法更有效率！
文 李佳樺
快時代下，人類的立即注意力比金魚還短，連15分鐘的Youtube影片都嫌長，如何在每天8小時的工作中保持專注？你可以嘗試番茄鐘工作法。
番茄鐘工作法必知的3件事：
1.番茄鐘工作法的核心在於了解自己，起初你要像記帳一樣每天計時，知道自己能撐多久不分心。
2.每次只列3件一定要完成的待辦事項，並排出優先順序，以免因為無法達標而沮喪放棄。
3.事先告知同事、主管與朋友自己的時間安排，能避免專注時間被打斷。
想像此刻你正準備打開電腦撰寫今天要交的活動企畫，只打了兩、三行字，突然想起有封郵件尚未回覆，於是你打開信箱，花了10分鐘擬好回覆寄出；接著隔壁同事轉頭詢問你主導的專案細節，一個小時倏忽即逝。當你終於要回首專注思考企畫內容，主管昨天提到的新任務又在腦中揮之不去，你心中暗忖：「我該現在去問問他嗎？還是先寫完這份企畫書？」
如上述因為分心、無法將工作任務從To-Do List（待辦清單）上移除，拖延、工作效率低落的情況並不少見，CBS新聞指出，工作者平均每11分鐘思緒就會被打斷，每3分鐘就要切換一次工作，短暫的中斷，即使只有幾秒鐘，但根據統計，卻會讓人犯下高達2倍的錯誤。而思緒一旦中斷，平均要花 23 分鐘才能重新開始任務，可見分心的代價之大。
如何從不斷流逝的時間中，找回專注力？由義大利人弗朗切斯科·西里羅（Francesco Cirillo）在1980 年代末期提出的「番茄工作法」（Pomodoro Technique）是選項之一。
什麼是番茄鐘工作法？
弗朗切斯科·西里羅在一次準備考試時，意外發現廚房裡的番茄鐘計時器能讓他不被外界干擾，由於效果非常好，於是他開始將其系統化，經過無數次修正後，他發現：
工作25分鐘、間歇休息5分鐘，是最能維持高效工作的方式，之後便流傳迄今。
這套工作模式就連被譽為「天才IT大臣」的數位發展部部長唐鳳都在遠距上班時採用。經《Fast Company》專欄作家實測後，更發現自己原本需花費一周40小時才能完成的工作，竟縮短到16.7個小時。
番茄鐘工作法怎麼做？
番茄鐘工作法，不光是設好鬧鐘、開始工作、等待鈴響之後休息如此簡單。任何高效工作術都仰賴有系統性的計畫，番茄鐘工作法也必須遵循以下4個步驟，才更有機會被實踐。
步驟1：明確訂定任務計畫
有一句話說：「要完成一場馬拉松的關鍵，不是你跑的多快、多久，而是你要知道終點在哪裡。」因此，當你想完成數個任務，最基本是要先搞清楚工作的目標，唯有對齊目標，你才能掌握工作的完成度。
步驟2：列出任務的先後順序
番茄鐘工作法的執行方式，分成兩個階段，首先、在紙上或電子平板上列出待辦事項，再來、按照25分鐘工作、5分鐘休息的規律，逐步完成清單上的任務。
值得注意的是，每經過4個番茄鐘（即兩小時），就要進行一次15～30分鐘的長休息，才不致精神耗損，有效保持專注、維持高生產力。
列出任務順序的原因，在於當你完成最重要且最緊急的事情後，自然能夠專注在下一個任務，否則當你手邊做的是無關緊要的瑣事，很可能因為壓力心繫其他專案，結果什麼都做不好。
步驟3：給予自己適當獎勵
大腦是需要被激勵的，當你長期專注投入工作，很可能陷入思考疲乏，若能在每項任務後方，都加註對應的獎勵，更能激勵你在時間內完成目標，另一方面，對於長時間工作，也較不容易產生厭倦感。
番茄鐘工作法的3個常見雷區
許多名人都大力推薦的番茄鐘工作法聽起來簡單，卻有許多人無法堅持，究竟要如何避開雷區？
地雷1：沒找到適合自己的番茄鐘刻度
番茄鐘工作法25分鐘的設計，是由弗朗切斯科·西里羅嘗試將工作切分成小單位後，發現大腦能因此快速獲得成就感、持續完成任務的親身經歷所訂定。然而，面對不同型態的工作、不同個性的工作者，西里羅的最佳經驗未必適合所有人。
因此在剛開始執行番茄鐘時，確實地紀錄自己完成任務、休息，甚至偷懶的時間，才能真正掌握番茄鐘工作法成功的關鍵。
當你確實記錄個人的工作習慣，就能建立起一套工作規律，看出自己容易在何時或何處分心，例如，要耗費腦力的創意發想工作，很可能20分鐘就要喘口氣，而且容易休息超過預設的5分鐘，這個情況就可以調整成20分鐘工作、10分鐘休息，以達到更強的續航力與執行力。
地雷2：將瑣事放在待辦事項之前
做好一件事必須按部就班，若想一口氣做完所有工作，大腦反倒容易轉向做瑣事，並享受從中帶來的滿足感。久而久之，就會導致所謂的「拖延症」。因此，當你使用番茄鐘工作法時，要知道它是讓工作者心無旁鶩處理工作的方法，而非讓你一蹴可幾，所以要慢慢來、急不得。
此外，工作者應掌握一天工作的番茄鐘數量，提前盤點可能的突發狀況，待辦事項最好抓最重要的3件事來做，並排出優先順序。
地雷3：工作時想休息、休息時想工作
事實上，即使只有25分鐘，許多人還是無法專注，因此除了要適時調整時間長度外，還要提醒自己「過了多久」，而非專注在「還要多久」，才能騙過疲勞的大腦，不會一直想著要休息。另外，在專注時間時要盡可能營造不被打擾的氛圍，包括關閉手機通知，或是事先知會主管、同事及親友自己的工作安排，或是在電子郵件、通訊軟體的個人簽名檔上備註「專注時段」，以避免他人非緊急的打擾。
此外，專注休息也是訣竅之一。西里洛認為，最好的心態是，專注工作、認真休息。休息時跟同事的聊天內容應避免談談論公事，也別用這段時間回信或電話，以免無法脫離工作情緒，難以充分休息。
休息時段必須幫助大腦重新整合，做一些放鬆身心的活動，例如散步、吃零食、整理書桌，或乾脆發呆什麼都別做，都有利於下一次的專注。
讀完文章後，不妨按下計時鍵，開始你的第一個番茄鐘吧！
資料來源：FastCompany、Entrepreneur、多拿王愛講話、CBS