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職場新鮮誌

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職場充電

去蕪存菁 學習亞馬遜的提案方法

學習製作吸睛的PowerPoint成為「想要說服他人」的必備技能。但2009年亞馬遜創辦人貝佐斯卻在公司內禁用PowerPoint簡報。Adobe Stock 學習製作吸睛的PowerPoint成為「想要說服他人」的必備技能。但2009年亞馬遜創辦人貝佐斯卻在公司內禁用PowerPoint簡報。Adobe Stock

星出版提供
從1990年PowerPoint第一個Windows版本發行以來,全世界從校園、非營利組織、政府機關到所有大小企業,幾乎所有的報告、簡報、提案,都少不了PowerPoint的身影。學習製作吸睛的PowerPoint成為「想要說服他人」的必備技能。

但在PowerPoint還在風行的當下,2009年亞馬遜(Amazon)創辦人貝佐斯(Jeff Bezos)卻在公司內禁用PowerPoint簡報,規定以1頁或6頁的商業文件取而代之。究竟這樣的商業文件有何好處?這本《amazon絕對思考》有深入的介紹。

《amazon絕對思考》是在日本亞馬遜工作十年,從草創期到成長期皆擔任高層職務的星健一,以他實際的參與和觀察,整理出亞馬遜的發展戰略、經營哲學、工作文化以及做事方法。

從第177期開始,《看》雜誌編輯部與多家出版社合作,為讀者精選好書,經授權後以小篇文章形式,供讀者吸收好書精華。以下內容摘自原書。

亞馬遜簡報禁用PowerPoint一事,早已傳遍業界。關於貝佐斯禁用PowerPoint的原因,公司內部流傳很多版本,我覺得最有可能的是與外部顧問公司有關的故事。

話說亞馬遜剛成立的時候,貝佐斯委託顧問公司提案,希望能夠建立服務的基礎架構。顧問公司使出渾身解數製作PowerPoint,簡報展示宛如高級連環畫劇的視覺效果,卻沒有具體方案,貝佐斯因此勃然大怒。

通常,一般人使用PowerPoint做簡報,只會在檔案上簡單列出重點,然後靠口頭說明補充細節。有的人會插入大量精美圖表或用動畫輔助,然而簡報結束後回頭看,卻發現重點全都是口頭報告,資料上卻沒寫太多,令人「一頭霧水」。

商業文件以1頁或6頁形式寫成

亞馬遜內部的商業文件,必須以1頁或6頁A4篇幅的「敘事形式」寫成,用「說故事」來傳達你想說的話。

基本上,在公司內部提出的報告書等文件資料,要簡潔地統整在1頁裡。如果是年度預算書或大型企劃提案,則統整在6頁裡。如果需要列出詳細的數據或補充資料,則「附件」頁數不拘。

在6頁文件的會議上,一開始的15~20分鐘,會先讓所有成員閱讀文件內容。在安靜無聲的會議室裡,所有人專注閱讀文件,氣氛顯得十分嚴謹。

接著,出席者會根據每一頁的內容向提案者提出質疑,提案者必須一一回答問題,再根據大家的反饋或建議進行討論。基本上,與會成員會一直追根究底提出問題。提案者必須事先掌握並理解這項提案的所有細節,才能夠有條理地回答所有問題,同時要具備說明能力和說服力,才能讓與會者對企劃案產生共鳴。

2009年,亞馬遜開始徹底實行1頁與6頁企劃案規定,現在大家都已經習慣學會整理自己的思緒,在固定格式中建構自己的論述主旨,並捨棄無謂的細枝末節。

內部文件的五個目的

亞馬遜要求員工撰寫上述的文件,並且經過一連串討論過程的目的如下:

①效率化:事先讓所有人看過企劃案,取得必要資訊後,能立刻開始討論。既可縮短會議時間,又能做出好的結論。

②提升問題與討論的品質:所有人獲得相同資訊,可以深化提問內容,提出有建設性的意見,明確討論方向。

③維持現場的公平性:會用震撼性投影片做簡報的人很容易引人注目。若統一以書面文件做簡報,所有與會者都能公平地說明自己的想法,讓人更容易理解提案者的創意與戰略。

④戰略性思考:撰寫文章的過程,有助於提案者根據數據和事實思考,可以詳細說明來龍去脈,以說故事的方式傳達。PowerPoint容易流於表面事實或基礎數據,無法深入說明。

⑤記錄過去的想法與決議事項:有些成員因故無法出席會議,新聞稿形式的企劃書可以讓他們輕鬆掌握企劃內容。將來若是想要再次確認當時決定這件事的背景原因,新聞稿是最有用的文件,也方便搜尋保存。

貝佐斯要求的高度文章力

貝佐斯對文章的品質要求很高,他認為:「完整的構句比較難寫。每個句子都包含動詞,每個段落都有主題句。沒有清晰思路的話,不可能以敘事架構寫出一份六頁書面文件。」

那有沒有什麼規則與格式可以遵循呢?我分享一些重點。

書面文件的製作規則
基本規則


①檢查與校訂過程
用字與文法絕對不能出錯,是寫作基本,出錯會降低可信度,也容易讓與會者分心。因此,提案者必須不斷檢查與訂正,然後再請同事或上司複查。這個過程會讓提案者有新的發現,可以提升文件品質。

②按照格式寫
書面文件第一段一定要表達明確的目的,清楚說明提案原因。這份文件的目的是要做出結論?還是深入挖掘企劃案或程式的某個面向?目的不同,必要元素自然也不一樣。

③內容簡潔
先問自己想對與會者說什麼?主題旨趣是否明確?文件不要包含冗贅的詞彙、文句與段落。

④不用模糊不清的字句
模糊不清的字詞沒有重點,盡可能以資料或數據闡述。例如,應該避免使用像是以下的英文單字:should, might, could, often, generally, usually, probably, significant, better, worse, soon, some, most, fewer, faster, slower, higher, lower, many, few, completely, clearly……

這些單字都沒有明確說出具體差異。關鍵是要舉出實際數據,讓人一看就知道與競爭對手相比少多少或快多少。我曾因為使用「significant」(顯著、重要)這個字,被人細問:「為什麼你提的○○很重要?」

與內容有關的規則

①為與會者而寫
首先,請思考誰會看這份書面文件?相關與會者對這件事情了解多少?對與會者來說,最重要的是什麼?如果你希望與會者做決定,你給的資訊是否足夠?

②文章開頭最重要
文章開頭第一段,決定整份文件給人的印象,因此文句一定要正確,意思一定要明確。

③架構完整
再三確認內容是否夠精簡?論點是否清晰?各段落的主題是否完整?是否基於具體數據做出結論?解決對策的提案,有沒有任何問題?

④理由明確
書面文件一定要建構明確的故事。統整提問、背景、分析與結論,清楚呈現。去除主觀的想像,清楚、客觀地呈現提案的理由。

⑤為何這次的提案很重要?
利用數據佐證這次企劃案的重要性能為事業帶來多少好處。

⑥提案的目標族群是?
清楚說明誰是這次提案的受惠者。

⑦何時可以實施?
若會議會提到企劃案的實施時期,請務必在企劃案中說明清楚。明確的規劃時程,表現出提案者的認真程度。

⑧適當使用圖表
使用表格、圖表或圖示時,一定要再三確認是否恰當。若要使用圖表,請先自問這是說明數據的最好方式嗎?如果要用圖表,請用長條圖,不用圓餅圖。人類可以一眼看出長度,但無法立刻準確比較角度與面積。此外,距離遠近會影響立體圖的正確性,因此避免使用立體圖。

關於簡報過程

①會議進行時
書面文件的提案者,也就是會議主持人,必須掌控全場。會議一開始要明確傳達開會目的,例如:這次會議的目的,是要「做決定」或「請求上級核可」,如果還有其他目的,也要說明清楚。與會者是否能夠做出決定,達成開會目的,就是提案者的責任。

②承認錯誤
假設有人提出錯誤,要大方承認。從錯誤中學習,避免犯相同錯誤才是最重要的。

③接受批評,學習教訓
與會者會積極提出自己的意見,有些意見很嚴厲,主持人一定要做筆記。雖然沒必要跟進所有發言,但要抱持開放的態度,檢視自己寫的內容。

文件格式範例
亞馬遜每種書面文件都有制式的構成要素,可以從中了解亞馬遜的書面文件追求的重點。

• 1頁文件
提出「Progress Report」(進度報告)時,要包含:

– Introduction(緒論、統整、結論)
– Overview of Plan(計畫概要)
– Review of Progress(進展狀況)
– Changes in Plan Since Last Update(從上一次報告後的更動與變化)
– Overview of Risks(風險概要)
– Next Steps(後續步驟)

• 6頁文件
提出「Project Proposal」(企劃案)時,要包含:

Part 1: Press Release 1 pager(一頁新聞稿)
Part 2: Main Document 6 pager(六頁主文件),說明:
– Introduction(緒論、統整、結論)
– Customer Need(顧客需求)
– Market Opportunity(市場商機)
– Business Case(業務案例)
– Risks(風險)
– Estimate of Effort(概算的開發時期)
– Timeline(上市行程表)
– Resources Required(需要的資源)
Part 3: Q&A(設定問答集)
Part 4: Appendices(附錄)
Part 5: Financial Model(財務模式、損益表試算)

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書名:amazon絕對思考

作者:星健一
譯者:游韻馨
出版社:星出版
類別:領導力、領導者、企業管理、企業文化、企劃
出版日期:2023年1月5日

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