職場新鮮誌

Pinkoi在每週都有新人上工的狀況下，為什麼還能做到新人到職3個月內留任率99％？Cheers提供

文 李佳樺

Pinkoi在每週都有新人上工的狀況下，為什麼還能做到新人到職3個月內留任率99％？

為了佈局海外市場，Pinkoi在2020年疫情烽火連天之際大舉徵才，百人規模的公司僅2年多就人數翻倍，幾乎每週都有新人入職，內部也加速拔擢年輕主管，在新、舊人人數旗鼓相當的狀態下免不了一陣混亂。然而到2022年，Pinkoi的「新人3個月內留任率」卻能達到99%（編按：2023年尚未統計），根據104人力銀行《2022人資F.B.I.研究報告》，足足高於平均近20個百分點。

在組織高速擴張下還能維持留才好表現，Pinkoi的人才管理學有何特別之處？

Pinkoi台灣總經理陳昱珊正是其中一位在快速擴張期加入Pinkoi的「新人」，她回憶新人期的自己就像「劉姥姥逛大觀園」，出身高壓、容錯率低的媒體代理商行業，對於新創公司的開放氛圍嘖嘖稱奇。

「我自己過去不是來自這麼自由的產業，Pinkoi有很多意見、很多自主性，但過於自由也會讓新人找不到方向感，」陳昱珊説。

難題一：新創沒有蜜月期，如何快速適應？

「企業文化」往往是新人能否適應職場並發揮能力的關鍵，根據徵才網站Glassdoor的調查，6成的受訪者表示：文化是造成新工作與預期不同的最大因素之一。為了解決此問題，Pinkoi新人無論職級都要參與由創辦人暨執行長顏君庭帶領的「culture training」，即使陳昱珊作為高階經理人加入，也需和同梯的第一線夥伴一同學習，透過情境題的分享，讓新人了解公司文化如何轉化成具體行動。

題目包含「會議中不同意主管的決策，你會說出口嗎？」、「如果你的專案賠了5000萬，你會怎麼做？」個人分享後再由顏君庭提出自己的觀點。Pinkoi人才招募主管王嘉君表示，這些題目都由人資透過調查，將工作中正在面對的難題設計成問題，讓陳昱珊直呼問題都「很接地氣」。

「原來這樣也可以。」這是包含陳昱珊在內的許多新人在參加完文化訓練後會有的共通感受：

原來可以在會議上向主管據理力爭、原來可以開誠布公地討論失敗，不會有人因為失敗而咆哮。

文化訓練讓新人能夠「入境隨俗」，瞭解新環境中人與人之間的溝通模式，才能完整發揮工作潛能。

文化之外，企業對於新人工作任務的規劃是否完善，更是入職體驗的重中之重。《哈佛商業評論》指出，入職流程完善的企業，新人留任率較平均高出50%，然而超過三分之一的公司缺乏「結構化」的到職流程。

工作者進入新環境常有資訊過載的問題，容易手忙腳亂，為了接住大量的新夥伴，Pinkoi特地規劃長達3個月的客製化「課表」（ Onboarding Plan ），統整四散的資訊，讓新人快速進入狀況。

課表中詳細規劃學習進度、需閱讀文件、預計負責專案，更列出專案相關的利害關係人以及各自的專業，「就好像被很多mentor（導師）環繞一樣，知道碰到什麼問題可以找誰。」新人只要按圖索驥，就能掌握自己在公司的定位。

目前擔任Pinkoi公關專員的郭思妍，第一份正職工作就是在Pinkoi，她在客服部實習10個月後在公關部門轉正，經歷部門轉換的挑戰，就是靠Onboarding Plan上清楚的資訊快速熟悉部門行政事務，能夠獨立作業。

經歷幾週的熟悉後，這份課表上的「課程」也會根據定期1on1中員工的回饋而調整。

郭思妍分享，自己一年多來工作任務變動不少，從行政庶務、活動企劃，到公關，都是與主管在1on1的過程中討論調整出的規劃。

「如果新人只是被動地接受你的訓練，覺得特質沒有被重視，久而久之熱情就消磨了。」陳昱珊説，若主管觀察到新人在工作中有突出的表現，也會邀請他在公開場合分享，成為適應期評估專案之一，不僅讓新人有更高的參與度與貢獻感，也能帶給公司新的刺激。

難題二：大量面試者湧入，如何精準看人？

除了良好的入職體驗，回到源頭，面試找對人也很重要。

Pinkoi的面試流程是出了名的「過五關斬六將」，以產品開發工程師為例，應徵者會經歷筆試、同儕面試、用人主管面試，且每個關卡最後都會由人資收尾，以確認面試者是否有任何回饋或是問題，每關花費時間都有2小時之久，相當耗時。

重重關卡中，面試官們如何接力合作，追問挖出更關鍵的答案，360度評估應試者的潛能，就是找到最適合的夥伴的關鍵。

在組織擴張，大量面試者湧入的狀況下，過去僅使用共用文件紀錄的方式不堪負荷，出現面試者反應提問重複，面試體驗不盡人意的問題。「我碰過有人就直接說『其實這個問題我回答過了，不過我可以再簡單講一次』，當下就發現對方可能有點不開心了，」陳昱珊坦言。

為了改善此問題，Pinkoi導入面試管理系統，針對不同角色的面試官設計不同的欄位，明確規範出應該寫出的內容，以及需要符合哪些條件，對於公司內眾多新手主管而言，也是很好的引導與提醒，改善了過去憑感覺紀錄的方式。若有忘記問的地方、建議追問的題目，也都可以標註在系統上，就像剝洋蔥一樣，一層一層看見人才的本質，也讓求職者感受到企業「有聽進去自己的話」。

除了面試官的提問，如何引導出應試者高品質的回饋，也是提升面試效益的關鍵，根據104人力銀行的報告顯示「86%的年輕人在面試時不敢盡情提問」，Pinkoi除了預留完整提問時間外，也會由人資作為橋樑，在每關面試後進行「售後訪談」，給足心理安全感。

還有超過一半的面試者都會再來信補充或提問，請人資轉寄給面試主管，「我碰過有個男生真的是在寫作文，寫了1,000字的信回饋，實在很感動。」陳昱珊說，這是在其他企業少有的經驗，可見在面試中建立良性的雙向溝通，才會讓面試者認真看待這場面試，想要表現得更好。

在缺工年代，企業無不重視雇主品牌的經營，面試就是組織與人才接觸的第一道關卡，應該嚴正以待。Pinkoi從面試就展現自身獨特文化，建立高心理安全感面試環境，讓人才暢所欲言，對齊彼此期待，入職體驗接力發揮功效，才能達到高留任率，雙向溝通正是找對人才的密碼。