職場新鮮誌

作者／吳佩旻、杜韋樺 圖片來源: shutterstock

在職場叢林中，究竟怎麼說話，可以無往不利？又該避開哪些地雷，才不會成為眾矢之的？《Cheers》彙整職場溝通的5個實用技巧，讓你在新年之初，變身職場萬人迷。

好的「職場溝通」對公司、對員工自身都非常重要。圖片來源: shutterstock

溝通技巧5大重點

1.傾聽
2.選對時機
3.態度誠懇
4.對症下藥
5.給予回饋

培養溝通能力有多重要？

我們每天都在跟別人溝通，但卻常常遇上一個問題：覺得自己明明表達得很清楚，對方的理解卻南轅北轍。對許多上班族來說，職場溝通更是一大難題，尤其是在會議桌上，每個人都有各自的意見要陳述，錯誤的溝通方式不僅無法得出結論、傷了和氣，更有甚者，還會流於人身攻擊。

而從全球各大企業的調查便可看出，好的「職場溝通」對公司、對員工自身都非常重要。

已有逾4億個註冊用戶、全球最大的白領社交網路平台LinkedIn指出，不論是向上升遷、跨界發展，或是找尋新工作，企業愈來愈看重員工的溝通技能，包括創造力、說服力、協作力、適應力，以及情緒管理能力，都已成為人資及部門主管在評核人選的重要參考依據。

無獨有偶，全球知名線上學習平台Udemy在《職場學習趨勢報告》中也揭示，溝通技巧已成為職場的必備技能之一，其重要性甚至不亞於專業知識。

「溝通」這門學問，看似博大精深，但事實上，只要能掌握5個基本技巧，在多數情境都能派上用場。

溝通技巧1：傾聽

好的溝通不外乎由「聆聽」與「對話」兩種元素組成。當你希望對方採納自己的意見時，最好能先學會傾聽，一旦搭建起溝通的橋梁，就可以化被動為主動，更容易與對方達成共識。

傾聽不單單只是等待對方把話說完。職場專家黎恩‧西奈拉（Lynne Schinella）將傾聽技巧分為兩種：「積極傾聽」與「同理傾聽」。積極傾聽指的是在對方敘述的過程中，給予積極的動作回應，包括點頭，或是禮貌微笑，並且當對方提到重點時，能用自己的說法重新再複述一次。這樣的作法，能讓對方確定自己的想法有正確傳達，同時也能感到被重視。

至於同理傾聽，則是除了聽懂對方想表達的意見外，也對他的情緒做出反應。例如當發現對方垂頭喪氣時，便改以較感性、溫暖的話語來回應，讓對方覺得被理解。這麼做，有助於讓對方卸下心防，在更放鬆的狀態下完成溝通。

溝通技巧2：選對時機

無論是不是在職場，挑對時機說話，都是不可或缺的技能。舉例來說，當老闆正處於憤怒情緒中，若在這時還對他提出棘手的問題，十之八九只有挨罵的份。但同樣的問題，若改選在業績達標、老闆心情大好時提出，就有機會獲得好的解決建議。

除此之外，也要能根據事情的輕重緩急，來決定溝通的方式。假如想跟老闆溝通的內容是：希望調薪、修改合約、考慮離職等重大事件，就應該主動約老闆面對面討論，而不是只以一則簡訊，或是一封信來告知對方。

當事情涉及眾多單位時，最好在跨部門會議上提出討論。不但能讓各部門主管同時掌握進度，以最有效率的方式解決，也可以避免部門間還要另開會議討論，讓負擔減到最小。

溝通技巧3：態度誠懇

溝通不外乎為了解決事情。假如你們都是為了解決問題，卻有不同的解決方法或意見，首先應避免先入為主地認為對方是在刻意針對、或是猜測對方的行為動機。

在這個前提下，應當多顧及彼此情面。即使不認同、或對方開始情緒激動起來，也不要使用指責的口氣，用委婉、誠懇的語氣，讓對方感到「我們可以商量」，有助於溝通談話的推進，也能提升對方溝通的意願。更具體地說，比起「我認為...」、「依我看」、「我敢保證...」，將「我」轉換為「你」，例如「你覺得這個方式可行嗎？」都更容易讓人接受。

此外，當有事相求時，更要面帶微笑，眼神誠懇，並以有禮貌的口氣尋求協助，才有助於解決問題。

溝通技巧3：態度誠懇

溝通不外乎為了解決事情。假如你們都是為了解決問題，卻有不同的解決方法或意見，首先應避免先入為主地認為對方是在刻意針對、或是猜測對方的行為動機。

在這個前提下，應當多顧及彼此情面。即使不認同、或對方開始情緒激動起來，也不要使用指責的口氣，用委婉、誠懇的語氣，讓對方感到「我們可以商量」，有助於溝通談話的推進，也能提升對方溝通的意願。更具體地說，比起「我認為...」、「依我看」、「我敢保證...」，將「我」轉換為「你」，例如「你覺得這個方式可行嗎？」都更容易讓人接受。

此外，當有事相求時，更要面帶微笑，眼神誠懇，並以有禮貌的口氣尋求協助，才有助於解決問題。

溝通技巧5：給予回饋

無論交流的對象是誰，都應該謹記，成功的溝通必須是雙向的。

當對方提出任何建議，都應給予回饋，並就自己的專業進行補充。即使對方所提的方針不如預期，或與自己的想法出現衝突，也要以理性的角度討論、就事論事，才有助於工作上的進展。

當彼此都不吝於給予意見，才能從中激盪出新的火花。這對工作、團隊或是個人，絕對都是加分。

從主管的性格著手，隨時應變適切的溝通方式

要增進職場溝通技巧，除了遵循以上法則外，也可以從社會科學分析的角度，來學習如何「向上溝通」。

世界500強企業普遍採用的「性格測試系統」（Professional Dynametric Programs, PDP），是不少企業用來分析領導人特質，以及管理人才的重要工具。

這套系統是根據人格特質與行事風格做分類，受測者可分為「老虎」、「孔雀」、「貓頭鷹」、「無尾熊」及「變色龍」等5種類型。

「老虎型」主管性格獨立、實際、強調工作效率、處事果決。當面對緊急狀況時，通常處變不驚。與這樣的老闆溝通時，務必要馬上切入重點，讓他能馬上掌握結論。

「孔雀型」主管個性外向，喜愛熱絡的工作氣氛，並具有說服他人的魅力。假如與這類型主管溝通，最好讓他有可以發揮的舞台，切忌搶主管的鋒頭，問題便能獲得解決。

「貓頭鷹型」主管的推理能力強，相信理性的資訊分析，做事按部就班、遵守規則、態度謹慎。與這類主管溝通時，須提出明確的數據資料，並附上縝密的判讀與分析，才有機會說服他。同時，也要避免出現任何不確定的因素，一切決策都最好能夠訴諸數據。

「無尾熊型」主管有別於上述的主管類型，是最重視組織態度和諧的一方。這類型的主管通常好相處、有耐心，做事習慣釐清脈絡，重視自己是否受到尊重。與這類主管溝通時，要給他們充足的時間做決策，凡事以團隊利益為主，才是主管喜愛的處事之道。

而「變色龍型」主管，是所有類型中最難捉摸的一群。他們決策時，同時具有深思熟慮、果斷明快的一面。有時強調工作目標，有時又注重人際關係。與這類主管溝通時，要能區分事件的輕重緩急，在描述個人意見時，也要懂得情理並重，最好能佐以數據，才更有機會與主管達成共識。

總的來說，單打獨鬥是無法達到工作目標的。因此，無論是對上、對下或是平行部門，「溝通」都是重要的人際必修課。愈能掌握其中的技巧，就愈有機會在職場上脫穎而出！