職場新鮮誌

因座位而形成的互動模式不見得會擾亂一場會議，不過座位的確可能影響開會的成效、重大決策、創意、樂趣和活力。Adobe Stock 看雜誌提供

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「溝通」是經營管理、打造團隊中重要的一環。即使你只是一人公司，都還是需要與外部溝通。而最常見的溝通方式就是「開會」，但一聽到「開會」這詞，許多人心中的第一念通常是負面的，例如：「浪費時間」、「沒效率」、「沒有用」、「根本沒有在討論，只是主管在主導」等等。

的確，「無效會議」很多，大部分會議的效益也的確低落。但其實會議對於組織經營、團隊管理還是必不可少的。真正有問題的是效果不佳、浪費時間、沒有必要的會，而不是杜絕開會。

那麼，如何開出一場好的會議？全球首屈一指的「會議拯救專家」史蒂文．羅吉伯格（Steven G. Rogelberg）博士，研究「會議」超過十五年、累積了數百家企業組織、五千名員工的相關數據，清楚掌握了讓會議成功的關鍵因素，寫出了這本《高效開會聖經》，其中有許多具體做法值得我們借鑑。

自第177期開始，《看》雜誌編輯部與多家出版社合作，為讀者精選好書，並經授權後以短篇文章形式呈現書中精華。以下內容即摘自原書。

是人就擺脫不了習慣，各種有意識和無意識的例行公事跟慣例填滿了我們的每一天、每個月、每一年。大衛‧尼爾（David Neal）、溫蒂‧伍德（Wendy Wood）跟傑佛瑞‧昆恩（Jeffrey Quinn）這三位杜克大學的教授寫過一篇以習慣為主題的精采論文，發表在《心理科學趨勢》（Current Directions in Psychological Science）這本期刊。他們審視相關研究文獻，發現約有45%的日常行為幾乎每天都會重複，而且發生在同一個地點。百分之四十五！習慣行為也有可能是集體進行，例如在團體或甚至組織當中。

習慣或例行公事不見得不好，有時習慣可以發揮非凡的功能、作用和效果。問題在於，由於個人和群體都傾向按照習慣行事，我們可能會忘了「打亂次序」和嘗試新事物的重要；其實，我們說不定連自己的做事方式已經僵化都沒意識到。

這個現象跟開會有什麼關聯？主持人的許多開會行為經常是出於習慣。姑且先不論會議本身也可能出於習慣才開，會議還有可能是在同一時間開始、同一時間結束、總是訂在同一天，出席者總是坐在相同位置，總是選在同一個會議室，總是遵循相同的基本議程──這一切都是習慣的產物。本章會談談有哪些小方法可以打斷開會的規律，激發新的活力，創造新的互動模式，提升出席者的熱忱。這樣的手段有很多種，包括換座位，甚至是乾脆不要有座位。但請注意，我不是主張開會永遠都要換新的花樣，這麼一來只會把「打破習慣」變成一種新的習慣，那就太諷刺了。我主張的是主持人應該保持敏銳，留意有哪些慣例正逐漸僵化，變成一攤死水。下一節提供了幾個點子，讓會議保持新鮮與刺激。

椅子的威力比你想像中的大

回想你上次參加的聚餐，你記得自己坐在哪裡嗎？不管你記不記得，我可以擔保，你坐的位子會直接影響你的聚餐體驗：你跟誰說話、說了多少話，搞不好連你吃了什麼都與此有關（比方說，馬鈴薯泥可能放在桌子另一端）。開會的座位安排同樣很重要，研究表明是否當上領導者會受到位置的影響（例如根據我們的文化慣例，主位就是領導者所坐之位），而我們坐在哪裡關係到整個溝通的過程，以及我們容易反對誰的意見。我認為研究會議的學者即便完全不認識一場會議上的人，只要看一張出席者圍坐在桌邊的照片，照樣能預測開會的互動，而且會有一定的準確度。此外，我們也知道人傾向選擇自己上一次坐的位子；例如在教課時，我可以根據學生在開學第一天坐的位置，近乎鐵口直斷地預測他們在學期最後一天（十六週之後）會坐哪裡。在選座位這方面，我們都是習慣的動物。

因座位而形成的互動模式不見得會擾亂一場會議，不過座位的確可能影響開會的成效、重大決策、創意、樂趣和活力。我來舉例說明：

A和F兩人坐在享有優勢的發言位置，這兩處不是主位就是客位，由於這種位置通常象徵領袖角色，他們兩個人很可能會是發言最多的。如果他們的專長最重要，這麼安排就沒問題，但要是他們得到的資訊有問題或意見不妥當，被放大的影響力就有可能造成損害。C和D兩人相鄰，他們比較不容易對彼此有異議（也就是說，相較於坐在我們左右兩邊的人，我們較有可能跟坐在對面的人對話以及表達不贊同），也更有可能結為某種形式的實質同盟。假如他們觀點相似，這樣就無妨；但要是他們看法不同，讓歧見確實獲得討論可能對會議更好──更出色、更能發揮合作成效的解決方案，往往都來自針對歧見的討論（換句話說，有建設性的意見衝突對開會而言是好事）。J這個人到最後可能在會議上參與度不高，尤其是在A擔任主持人的情況下。要是J沒什麼想法或沒多少話想講，那就沒關係；但假如他的觀點是這場會議成功與否的關鍵，他待在這個座位就可能會降低開會的效益。

這番座位分析的用意不是要主持人操縱人際關係打造開會體驗，而是要說保持座位的彈性有其用處，長久下來可以讓每種互動關係都在會議上發揮作用，進而避免讓人陷入僵化的行為模式，保持開會的新鮮感與活力，促進不同類型的溝通模式，防止整個會議體驗流於單調。想展開這樣的良好循環，主持人只需要敦促出席者每次開會都換座位即可，或至少每隔一段時間要換。大家很可能會發發牢騷（畢竟我們都傾向照既定方式做事），但主持人可以直接解釋這些改變是為了保持開會的趣味、刺激感和「好玩」。舉例來說，在一個我參與的董事會，我們每次開會都把每個人的名牌打亂，放在會議室的不同座位上，所以我親身經歷過這樣做的好處：這不光能夠改變互動模式，還能讓你和更多人建立關係。另一個方式可以不知不覺地改變座位安排，也就是每次都挑選不同地點，用不同的桌椅配置來開會。光是讓人看看不一樣的風景，就能增添大家的活力了。

另一個能透過座椅影響開會互動的方法也和座位安排有些關聯，就是運用沒人坐的位子。研究指出，海報和告示牌這類實體標示能有效敦促一個人採取各式各樣的行為，比方說採買雜貨、不抽菸、洗手、走樓梯等等。當然了，海報和告示牌等標示必須清楚明顯、引人注意，才能發揮功效。循著相同理路，有些公司開始在會議上擺沒人坐的椅子，這個做法似乎始於Amazon，他們用沒人的椅子作為顯而易見的實體標示，象徵無論討論什麼都必須把顧客放在心上。有的公司則是用空椅子代表可能無法出席的重要關係人，像是供應商。簡而言之，空椅子這種實體存在的標示物，可以幫助出席者在開會時考量不同觀點。

接下來兩個技巧則徹底拋開椅子，提供一種完全不同的思維，分別是走動式開會和站著開會。

（以上節選自《高效開會聖經》Chapter 7〈別太習慣舊椅子〉第121頁～第126頁）

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書名：《高效開會聖經：99%的會，其實都開得不對！》

（The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance）

作者：史蒂文．羅吉伯格（Steven G. Rogelberg）

譯者：陳思穎

出版社：平安文化

類別：會議、開會、溝通、團隊

出版日期：2025年8月26日