職場新鮮誌

在職場中，簡報已愈來愈重要。無論是向客戶提案，或是公司內部開會時，也都會用簡報來報告。而如何分析聽眾的需求，如何設計吸睛的投影片，如何增加說服力，都是鍛練溝通簡報力的重要關鍵。

撰文◎Career職場情報誌　編輯整理　劉紋豪　

　　對現今職場來說，簡報的重要性與日俱增。不論是向客戶提案時需要用到，有時公司內部也愈來愈常使用簡報來報告，而簡報的成效，常會影響買賣是否成交、提案是否能順利通過的最終結果。

簡報前，麥肯錫菁英必問三件事

　　在高杉尚孝著的《麥肯錫不外流的簡報格式與說明技巧》，提到「簡報前，麥肯錫菁英必問三件事」，第一件事是你希望對方怎麼做？第二件事是你能為對方解決什麼問題？第三件事是如何增加說服力？你希望對方怎麼做？

　　世界知名的管理顧問公司麥肯錫，清楚定義了簡報的目的，它所代表的是「說明」，不是報告。簡報的目的，自然是希望能夠得到對方的同意、被對方接受。如果對方是決策者，則希望他能核可企劃案的執行；如果是第一線的工作人員，就希望他能確實執行企劃案的內容。

　　而一個用來報告進度的簡報，則是希望對方在瞭解企劃案進度之後，能夠繼續提供協助、執行。因此，簡報的目的，就是「促使對方採取行動」。舉例來說，如果期望消費者購買商品，首要之務在於，讓他們知道這個商品的存在。接著要讓消費者新商品產生興趣、購買慾，最後願意掏錢買回家。

　　所以，促使行動的意思是，使對方從態度A變成態度B，如上述例子中，希望消費者從不知道新商品的狀態，變成知道的狀態；從不特別感興趣，變成感興趣。最後產生「看得到的變化」，從未購買變成購買，也就是採取行動。

你能為對方解決什麼問題？

　　如果傳達不出自己的提案能帶來什麼好處，很難要求對方會自動自發採取行動。所以，在為對方的利益設想之前，當然需要先瞭解對方。簡報的基本態度，是深入瞭解對方的需求，為他解決切身相關的問題。

　　提案所建議的行動，若有助於解決困擾對方的問題，對他來說將是極大的利多，讓他願意洗耳恭聽。當對方接受了提案的論點，便會自動自發採取行動。而就是所謂win-win的雙贏立場。

　　而要解決對方的問題，該從何處著手？首先要深入分析對方的現況，發現困擾他的問題；然後將對方希望採取的行動，規劃成最好的解決方案。在發現問題及設定課題方面，最好的方法就是「TH法」。「TH法」把所有問題都歸納為以下三種類型：

　一、 恢復原狀型：如何從問題所造成的傷害中，恢復到原本的狀態。

　二、 防杜潛在型：雖然問題尚未發生，但必須事先排除將來可能出現的根源。

　三、 追求理想型：維持現狀固然很好，但可以追求更高的成效。針對以上各種問題類型，設定需要解決的問題。

如何增加說服力？

　　當你在進行簡報時， 如果能得到對方說出「沒錯」、「就是這樣」的回應，表示你是具有說服力的；反之，如果對方的回應是「這種說法很奇怪」、「這是錯誤的」，就表示缺乏說服力。

　　要如何增進說服力？是否能按步就班有條理地敘述，將左右簡報的說服力。假若說明的內容過短，會給人跳躍不連貫的印象；冗長，等於提供過多的資訊，讓人產生囉唆的感覺，兩者都會降低說服力。所以，必須考量聽者的知識、立場及經驗，並視情況調整敘述方式。對於聽者而言，只要能提出解決方案的方案，內容自然具有說服力。

設計搶戲投影片 讓觀眾聽你的

　　而如何設計出吸睛的簡報投影片呢？也許你會提出疑問：「我幹嘛花時間做漂亮的投影片？如果觀眾抓得住我的意思，誰會管投影片做得好不好？」因為觀眾會以投影片的質感來衡量你和你的簡報，如果投影片精緻美觀，觀眾會樂於聽你怎麼說；反之，如果投影片設計糟糕，只能讓觀眾認為你不在乎這場簡報，一旦對你觀點不佳，就很難讓他們對你的簡報產生興趣。

設計TED等級投影片的第一步

　　充滿生命的簡報，就不會讓觀眾感到乏味。如何設計吸引聽眾目光的簡報，在阿卡錫．克利亞（Akash Karia）所著《TED人氣講者這樣做搶戲投影片》一書中，歸納了幾項建議。

　　很多新手常會犯下一個陷阱──把所有東西都放進一張投影片，他們有時從Word檔直接複製貼上一段文字到投影片裡，變成很恐怖的「文件式投影片」，既是文字檔，又是PPT投影片，最後淪為四不像。

　　出色投影片的第一條法則是：把想法寫在紙上，拿出你的紙與筆，寫下所有想法與重點，這是替簡報腦力激盪的階段。接下來，再從中選出最棒的點子。只要選出幾個關鍵點子就好──對核心訊息來說，很重要的點子，這些是要放進簡報的，其他的就割捨掉吧！

善用快速故事分鏡圖

　　一旦找出核心訊息，想法都寫在紙上後，從中選出幾個要闡述的關鍵點子，把各種點子串在一起，此時也可以替簡報畫出分鏡圖。什麼是分鏡圖？分鏡圖就是勾勒簡報要點的示意圖。為什麼簡報設計要用分鏡圖？因為它可讓你擺脫標題與條列重點的桎梏。

　　畫分鏡圖的最佳方式是使用多張便利貼，每張代表一張投影片。接下來，迅速把點子畫在便利貼投影片上。分鏡圖要畫圖以呈現點子，例如圖表、圖示、圖案或照片，都是打算用在投影片裡的。

　　分鏡圖畫得簡單潦草即可，不必是什麼大師傑作，我們只是憑簡單圖示讓腦中想法躍於紙上。但請記住，盡量別用文字，只以圖片代表點子，原因是圖片比文字更有趣、動人、好記。

　　用便條紙畫分鏡圖的另一好處，是你可以把便條紙貼在牆上，檢視簡單的流程，自由改變次序，試過不同排列組合，最後找出最棒的一種。

以搶眼圖片吸引觀眾

　　如果你想讓投影片更吸引人， 就絕對要搭配搶眼震撼的大張圖片。圖片用得好，不僅投影片更吸睛，簡報也會讓人印象深刻。生物學家約翰．麥迪納（John Medina）在《大腦當家》中說，研究指出多數人在聽完演講3天後，大概只會記得10％的內容，但如果你加入了圖片，比例會大幅提高至65％。

　　視覺輔助對觀眾確實是一大輔助，讓他們更瞭解你的概念，假設要描述一個錯綜複雜的程序，用圖片協助觀眾理解是個好主意。如何選取適合的圖片，能更清楚傳達你的概念呢？

　一、使用能激起情緒的圖片

　　在選圖片時，記得選能激起觀眾情緒的圖片。舉個簡單的例子。如果你要講無家可歸的議題，放一群流浪漢站在收容所前面的照片，還不如放阿婆瑟縮在樹下拿厚紙板擋雨的照片，比較能夠激起觀眾的情緒。

　　至於要怎麼判斷哪張圖片能激起情緒？就選擇最能激起你自己情緒的圖片，自然也能激起觀眾的情緒。

　二、三秒鐘法則

　　三秒鐘係指觀眾該在看到投影片的三秒內馬上搞懂。基於這個法則，你不妨用簡單易懂的圖片呈現概念，投影片要像一面大型廣告板；靠一大張圖片抓住觀眾的目光，而且讓他們能夠迅速明白。

　三、不放老掉牙的圖片

　　所放的圖片一定要很新鮮。什麼叫新鮮？就是避開太多人用過的老掉牙圖片。如果觀眾被迫盯著老掉牙的圖片，就會逐漸對你的簡報興趣缺缺，所以你該用新鮮新奇的圖片呈現概念。

　四、留白的藝術：精簡再精簡

　　空間不是有待填滿，而是讓不同部分得以平衡，留下喘口氣的空間，就會顯得和諧自然。可惜很多講者並不懂留白的藝術，拿各種東西把投影片塞得滿滿的，例如商標、圖片、文字、圖表和表格。結果投影片變得亂七八糟，讓觀眾眼睛變痠，很快就會感到疲倦想睡覺。

　　所以，要記住，刪掉不必要的文字、商標和圖例，留下足夠的空白，讓投影片呈現出自然的和諧。

　　選用適合字體 為簡報成功關鍵前文已提到投影片上的文字要少，但如果確實使用了文字，絕對要選擇適合的字體。或許你不覺得字體有什麼重要，但其實字體對簡報的成敗影響很大。

　　不同的字體與大小呈現不同性格，進而讓觀眾的情緒在無意識間受到影響。那該如何選擇適合的字體？

　(一)選擇跟訊息相同的字體

　　不同字體帶著不同的感覺，具有各自的性格。有些字體適合嚴肅場合，有些字體適合輕鬆場合。所以，既然不同字體帶有不同感覺，你要選擇你想傳達訊息相符的字體，彼此相輔相成。

　　你可以問自己想傳達怎樣的感覺？多試多種不同字體，直到找出感覺很對的字體為止。

　(二)不超過兩種字體

　　你該用兩種字體就好，一種是特別大的字，用來吸引注意力；一種是比較小的字，例如標題可以用一種字體，副標題可以用另一種字體。放在一起的字體必須屬於類似性格，正式專業的字體不要與輕鬆活潑的字體擺在一起，否則很不搭調。

　　選字體時還要注意一個重點，那就是盡量找「有大家族的字體」。什麼叫做大家族的字體？字體家族是指不同的字型樣式選擇：標準、粗體、斜體與壓縮體等。你下載的字體至少要有標準、粗體、斜體等三種字型，樣式愈多愈好。

　　此外，務必要把新字體存進簡報軟體裡，否則在其他電腦會無法正常顯示。另一種方法是把簡報存成PDF。

　(三)坐在最後面的觀眾，也要能看得一清兩楚設計投影片時，要替坐在最後面的觀眾著想，字體要大到讓坐到很後面的觀眾，也可以看得一清兩楚。如果他們看不清楚投影片上的字，最後會索性放棄，開始分心。

　(四)換字級大小，製造驚喜效果　　

　　在同一張投影片上採用不同字級大小，可以讓畫面有層次。假設你引用了一個句子，不妨以最大字體凸顯關鍵字，與其他文字明顯區隔，幫助觀眾立刻抓住重點。使用影片讓簡報更火辣

　　研究指出，觀眾聽簡報10分鐘之後，注意力會大幅下降，這代表簡報的變化很重要。若你已經持續講了10分鐘，不妨和觀眾互動一下，提高他們的注意力。

　　另一招是播放影片，也有助於觀眾繼續投入，使用影片有以下幾個好處：改變簡報的步調；迅速讓觀眾明白，省得大費唇舌；比圖片更有力。

　　無論你是想靠影片改變簡報的步調，還是想激起觀眾的情緒，都要記住幾個原則：

　一、 短一點才好。影片要短一點，如果只有18分鐘的TED演講，影片最好少於30秒。因為切記，觀眾要看的是你，不是影片，所以你可以靠影片幫你一把，但不要播得太長。

　二、 畫質要高。千萬別播畫質低劣的影片。

　三、 影片要加進簡報檔裡。你有沒有看過講者手忙腳亂在桌面找影片檔，如此一來，演講時間就會跟著縮水？

肢體語言 也是簡報重點

　　簡報發表者的好壞判斷，是資料完備與否的內容面、和發表者本身技巧的相乘結果。因此，不論內容準備的多麼完善，只要發表者的技巧拙劣，簡報就可能失敗。

　　所以，發表者首先要注意以下五點：姿勢、手腕的動作、眼神、聲音。平時只要多加練習這五點，便能流暢地發表簡報。

停止無意識的小動作  與聽者有眼神交流

　　進行簡報時，要停止無意識的小動作，例如旋轉上半身、前後搖晃、肩膀的上下起伏、搖擺頭部、突然旋轉頭部等，都會帶給讀者心浮氣躁的感覺。

　　身體的所有動作之中，就屬雙手的動作最為顯眼，所以首先決定好預設位置，也就是雙手不使用時的擺放位置。建議是身體放鬆，雙手在肚臍下方輕交握，男性的雙手在肚臍下方輕輕交握，女性則是雙手在覆蓋肚臍的位置輕輕交握。

　　另外，簡報時要與聽者有眼神交流，眼球隨處飄移，會讓聽者感到不安。簡報發表者只能看三個地方：聽眾、螢幕、PC等器材，避免長時期盯著天花板或地板，當然也不要只盯著螢幕看，偶爾也要和聽者進行眼神交流。眼神交流時，不要同時以所有聽眾為對象，一次對著一個人說5秒鐘左右的話即可。

音量放大 控制說話速度

　　無論是否使用麥克風，隨時都要提醒自己大聲說話。同樣的內容，只要大聲說明就能產生說服力，音量控制在大聲耳語的程度即可。第一句話的音量要特別放大，因為這會影響到簡報整體的音量。

　　還有，說話的速度要放慢，1分鐘不要超過300個字，同時也要注意說話時的抑揚頓挫。維持聲音的強弱及高低，字正腔圓地慢慢發表簡報。