職場新鮮誌

整理◎劉紋豪

　每個職場上班族，常會面臨的問題，不外乎經常必須和時間競賽、一堆待辦事項堆積如山，甚至被老闆或客戶追著跑，往往下場就只能拚命加班，或一陣窮忙，工作上卻缺乏效率。

　管理大師彼得．杜拉克（Peter F. Drucker）曾說過：「時間是世界上最短缺的資源，除非善加管理，否則一事無成。」所以，想處理上述問題，時間管理是最佳解決之道。

　現任台大化工系教授，對「時間管理」課題有深入研究及探討的呂宗昕就認為，「每個上班族都渴望時間。我們需要時間來處理辦公室應做之事，也需要時間在繁忙工作與休閒生活之間取得平衡。」、「即使每個人對時間的冀求如此強烈，但實際上大多數人對時間管理的概念均十分模糊，而且在過去的學校教育及職前訓練中，也未曾學習過這重要的一課。」

　所以，呂宗昕進一步指出，時間管理也是需要練習的，在明瞭相關原則及技巧之後，必須身體力行、加以實踐，才能為自己「搶」得寶貴的時間。

　在《時間管理黃金法則》一書中，呂宗昕深入剖析時間管理策略，以下列舉幾項策略作為說明。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

三抓三放的簡化工作原則

　呂宗昕以微軟共同創辦人比爾．蓋茲（Bill Gates）為例，指出他的成功可歸因於三大要素：

1. 明確設立目標：他知道電腦是明日科技的夢想，也深信自己就是實現那個夢想的人，在心中訂立明確的工作目標，設定清楚的工作藍圖，詳細規畫工作進度，就義無反顧地努力逐夢。
2. 集中焦點攻擊：Foucs這個單字是名詞，也是動詞。名詞是指焦點，動詞則是指集中焦點。比爾．蓋茲將自己的精力及時間全部投注在電腦科技的研發上，集中焦點猛烈攻擊，所以能在短時間內締造驚人的卓越效果。
3. 簡化工作內容：比爾．蓋茲專心經營他的軟體王國，無暇兼顧其他事務。他大幅簡化工作內容，使自己可以心無旁騖地守專注在本業上。工作的簡化讓他能專心思考，大幅減少無謂的時間浪費，從而獲得關鍵性的勝利。呂宗昕認為，工作必須適當簡化，有限的時間資源才夠使用。該如何簡化工作呢？可參考「三抓三放」的原則：
4. 抓大事，放小事：集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。高階管理者必須公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；基層工作者應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。
5. 抓正事，放雜事：要順利完成一件工作，有其必要的程序及步驟。與完成該項任務有關的稱為正事，無關的則稱為雜事。一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；至於與正事無關的雜事，可交由旁人處理，或是盡量避免，以簡化工作內容。
6. 抓要事，放閒事：重要又緊急的事情應該在第一時間完成；沒有時間壓力的閒事，則利用工作空檔，簡單處理即可。要事與閒事的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

依照能量狀態，來決定該做工作

　在彼優特．菲利克斯．吉瓦奇（Piotr Feliks Grzywacz）《Google人不疲倦的工作術》一書中，則提出「依照能量狀態，來決定該做工作」。吉瓦奇認為，「工作時，自己的心情會有高低起伏，隨著必須做的工作與場所的不同，能量的使用方式也要有所改變。」、「『這段時間必須做什麼事』──至少必須事先做出這樣的時間管理」吉瓦奇說明，如果想在不疲倦的狀況下提高工作表現，必須考慮以下幾點，有彈性地決定要做的工作。

一、所需能量的類型：比方說，如果是做新的提案或是彙整資料，就比較適合以衝刺的方法來進行。不要為了配合他人而搞得自己手忙腳亂，要保留可以專心作業的時間，再展開工作。另一方面，可以把討論、舉辦活動，或是和客人談話之類的工作集中在同一天，當天就不要回覆電子郵件或製作資料。

二、自己的能量狀態：此外，也可以根據自己處於正能量或負能量，來改變所做的事。比方說，如果現在自己的能量屬於正面積極、活力十足，且能集中精神，便可以進行需要專注力的統整資料與撰寫企劃案的工作，也可以在審慎思考後，回覆重要的電子郵件。另一方面，如果沒什麼精神，因疲倦而無法專心，就必須把重要工作往後延，進行事務性或整理類型的工作。

三、配合場所來進行工作：

　一如要配合自己的能量狀態來工作，配合場所工作也是不浪費能量的有效方法。

• 精神很好，又可以在位子坐超過二十分鐘時，可以用電腦彙整資料或是回覆郵件
• 雖然有精神，但必須站著時，可以用智慧型手機確認行事曆或回覆簡單的郵件。如果是需要花一點時間才能回覆的信件，可以先做個記號，之後再以電腦作業
• 當電車變擠時，可以聽廣播或有聲書來蒐集資訊或讀書
• 電車非常擁擠，自己也非常疲倦，什麼都做不了時，就進行冥想

　若能事先一致決定好，就可以有效利用時間。