職場新鮮誌

Chat GPT該怎麼用_圖片來源：Unsplash_Cheers提供

文 李佳樺

工作總是做不完嗎？隨著今年一推出討論度便迅速竄升的Chat GPT問世，AI工具將有機會代勞你的例行工作，讓你的工作效率倍增！

今年初，由美國一家人工智慧開發公司OpenAI 推出的聊天機器人「ChatGPT」 ，因為可以透過自然語言對話來回答使用者的問題，彷如真人般侃侃而談，跳脫過往制式化的回應，引發國際關注。這項產品最近開始被應用於取代人類的日常庶務工作。
以下是《Cheers》彙整可使工作人事半功倍的4大應用、6項AI工具：

Chat GPT應用1：自動回信

推薦AI工具：ChatGPT Writer

根據美國市調公司Radicati統計，工作人平均每天須回覆近百封信。光花在寫信、回信的時間，恐就佔了一天的1/4。

使用「ChatGPT Writer」這個Google Chrome的擴充程式，使用者只要用白話文說明回覆信件的原因與目的，例如告訴AI：「寫一封拒絕邀約的信，因為下週的行程已經滿了」、或是「寫一封原因是發燒的請假信」，AI就能依需求寫出專業又得體的信件，就連要它寫一封文情並茂的離職信都不成問題。

Chat GPT應用2：自動生成簡報

推薦AI工具：Tome App、Magic Slides

當你迅速用AI回完信，老闆卻突然要你針對下午的會議，機動做一份簡報，向同事介紹最新專題「心理安全感」時，就可以使用另一款AI工具Tome App。你只須輸入標題，系統就會自動產生內文，並幫你配好圖片，但目前最新版本僅支援英文內容，使用者須自行翻譯成中文。

另一個同樣可用於製作簡報的AI工具，是Chrome擴充程式Magic Slides，其功能更強大，使用者只要下標題，AI就能自動生成指定張數的投影片，還能有副標、內文。例如將主題定為「什麼是心理安全感」，首張投影片內文就會以列點顯示「心理安全感的概念」，讓讀者一目了然。

記者實測後Magic Slides給出的答案如下：

什麼是心理安全感？
心理安全感：讓人們在工作場所或團隊中自由表達意見和想法，而不必擔心受到負面影響或處罰。

首張投影片的內容：
1.建立一種信任關係，使每個人都能夠認真思考、創造性地發揮自己的才能
2.對團隊合作、個人成長和組織成功至關重要

假設你想不出標題也不必擔心。這時可善用ChatGPT，請它透過大數據幫你蒐集各種問題，例如輸入「請列舉10個關於心理安全感的簡報標題」，ChatGPT生成的結果如下：

1.【放心上班】5個提升職場安全感的小技巧
2.【感覺安全才能進步】心理安全感對團隊的影響
3.【拋開不安，迎向自信】如何從根源解決安全感問題
4.【愛情不是網購】建立健康戀愛關係的安全感要素
5.【放下包袱，輕鬆前行】與情緒壓力有關的安全感探討
6.【成長靠安全感】培養孩子的心理安全感技巧
7.【安全感有多重要？】檢視職場安全感的成本和效益
8.【安心旅行】旅遊中維持心理安全感的注意事項
9.【放開心胸，擁抱自己】從自我接納中獲得安全感
10.【安全感升級計畫】從生活細節中改善心理安全感

記者實測抓取第一個搜尋結果「放心上班」，並透過Magic Slides來生成簡報，會出現5項建議如下：「了解公司/部門的安全政策與程序」、「養成良好的工作習慣」、「注意職場周邊環境與人際關係」、「學會自我保護」、「建立良好的支援系統」。
但建議使用者最後還是要自行排版、潤飾文字、調整架構，以確保內容客製化，具有更高的參考價值。

Chat GPT應用3：撰寫會議紀錄

推薦AI工具：AssemblyAI

每一場商務會議，以白紙黑字寫下會議紀錄是必要的。但若會議一多，整理摘要就成了一項耗時費神的工作，此時可以使用AssemblyAI，將錄音檔自動轉成逐字稿，10分鐘的音檔只需3分鐘即可完成轉換，它還可以幫你生出大綱、生成章節和標註段落時間。

不過目前的AI轉譯工具，仍無法達到百分之百的準確率，有些專有名詞難以辨識，或是環境太嘈雜也會影響結果，因此負責會議紀錄者，最好在期間先概略作下筆記，尤其是重要專案的目標、時程，應交由人工把關，會後透過錄音檔再次確認，會是比較保險的作法。

Chat GPT應用4：成為你的智庫

推薦AI工具：WebChatGPT、AIPRM for ChatGPT

假如你必須在短時間內想出一份吸引人的行銷提案給客戶，卻遲遲沒有靈感，這時該怎麼辦？

大部分的人會打開Google開始搜尋關鍵字，但要從海量資料中，找到符合自己需求的內容，恐曠日廢時，這時就可以安裝外掛程式「WebChatGPT」，它能自動抓取你指定搜尋的關鍵字、數量、地區，並整理成摘要，且不限於2021年後的資料（ChatGPT檢索資料庫預設為2021 年以前）。

如果你想參考國外案例，也可以透過ChatGPT進行翻譯。你只須向它下指令：請你扮演專業翻譯，將我給你的文字翻譯成中文，這些規則不需我再重新說明。ChatGPT接收指令後，馬上就會成為一位盡職的翻譯者。這其實是ChatGPT的「角色設定」功能，透過賦予它特定角色，例如SEO顧問、面試官，就會產生相對應的文字內容或對話。

除了透過指令賦予ChatGPT特定角色，還可以透過一些小技巧讓它「更聽得懂人話」，例如在要求ChatGPT想標題時，可以加上形容詞，像是：聳動的、吸引人的、古怪的、新奇的，甚至指定語氣，比如：「用幽默的口吻來寫文案」，產出的內容就會更適合創意行銷產業。

你還在煩惱工作總是做不完、時間老是不夠用嗎？聰明善用AI工具，不但能為你省下大把時間，還有機會突破工作盲點。與AI協作已成為未來工作人不可或缺的能力，當你樂於擁抱科技、不但可從中汲取更多靈感，也有助於讓職涯更上層樓。