職場新鮮誌

作者／高士閔

小從工廠，大至管理跨國企業，皆適用的5S現場管理法，究竟應掌握哪些秘訣？《Cheers》完整剖析。

看完這篇文章，可以學到的3件事：
1.5S管理法是精實管理的一項工具，由前豐田汽車副社長大野耐一所提出。
2.5S包含整理、整頓、清掃、清潔、素養等5個管理步驟。
3.5S管理法沒有技術門檻，只要懂工作原理，從工廠、辦公室，到個人生活皆適用。

5S現場管理法，究竟應掌握哪些秘訣

什麼是5S管理法？

5S現場管理法是一套由整理（SEIRI，以下皆為日文）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）所組成的管理措施。目的是透過降低不必要的浪費，來提昇工作效率。

這套管理方法最早前豐田汽車副社長大野耐一所提出，屬於精實管理（Lean Production）的一種，目的在於讓組織以最少人力、物料、設備等資源，達成最高的產出。

大野力求減少的浪費有3種：一、不合理、不恰當，二、不均、不一致，三、浪費。

舉例來說，貨車的載貨上限是3箱，一旦載超過，就屬不合理；載3箱以下，則為浪費；而每次載貨數量頻繁變動，一下2箱、一下3箱，則代表不一致。

換言之，5S管理法的重點，是在有限資源下，讓產出達成最高的效果，並且能夠標準化，確保控制成本、維持一定的獲利。

拆解5S管理法五步驟
Step1：整理（SEIRI）

第一步是移除工作環境中毋須使用的事物，只留下實際會用到的物品，這麼做能讓不必要的事物，減少對於生產的干擾。
整理階段，除了丟棄不必要的物品，也是將既有物品排序及分類的絕佳時機，依使用頻率，將同性質的常用物品擺在觸手可及的地方，反之則收在倉庫，將工作干擾降至最低。

【重點】排序、清理和分類
【範例】假如影印機上總放一堆箱子，每次使用時都得把它們移開，耗時又費力，這時就要把箱子丟掉。

Step2：整頓（SEITON）

經過整理後，工作區域只會剩下必要之物，這時就可以按工作流程，將物品擺放在最適合的位置，有助於工作事半功倍。

【重點】物品定位、做出標誌
【範例】在工作機台上，將原物料按照使用年限貼上標籤，並將須先使用的放在離自己最近處，能避免物料過期沒用完，減少浪費。

Step3清掃（SEISO）

第三步是清掃，目的不是美化工作環境，而是透過乾淨來凸顯髒亂，讓人能一眼看出該改善的地方。因此例行掃除什麼時候做？怎麼做？由誰完成？都要定義清楚。

【重點】例行掃除、杜絕汙染
【範例】當設備被抹布擦得閃閃發亮時，一旦漏油，黑點就會非常明顯，工作人員能馬上發現狀況，在問題加劇之前排除，並且進一步解決問題的根源，例如某地區長時間漏油，就要找到管線破裂的地方，以一勞永逸。

Step4清潔（SEIKETSU）

這個步驟從日文翻來是清潔，但從英文解釋，則是Standardize（標準化）。說穿了，就是將前三個步驟變成標準作業流程（SOP，Standard Operation Procedure），讓員工在工作時有方向可循。

【重點】制定考評/獎懲制度、例行巡檢
【範例】若公司明訂，紅色區域放廢品、藍色區放半成品、綠色區放成品，員工就應該循規「物歸原位」，以降低雜亂發生的可能。

Step5：素養（SHITSUKE）

5S的最後一步，是讓員工從刻意遵守SOP，到變成一項習慣，進而以同等標準看待不在規定規範內的所有工作。

【重點】制定守則、教育訓練
【範例】要讓員工將遵守工作SOP融入生活中，主管可以隨時透過口頭提醒或獎勵：「不當堆放的庫存，會影響你們的工作安全」讓員工因認同而潛移默化產生改變。

5S管理法要怎麼應用？

雖然5S是為了改善生產效率而誕生，但它同樣適用於一般工作者。《Forbes》（富比士）以遠距工作為例，教你應用5S：

1.整理：隨著辦公室走向無紙化，愈來愈多工作人在家辦公，在整理文件時，需去蕪存菁，以免情急之下如大海撈針、找不到資料。

2.整頓：常使用的文件，如客戶資料、關鍵績效指標，可以放在雲端，或加入書籤；若是工作合約、履歷等超過一年才會用到的文件，則可以放在隨身硬碟中。

3.清掃：筆電、平板和手機易有容量限制，保持每週更新軟體、清理暫存檔的習慣，能確保在最快的效率下工作。

4.清潔：讓流程可視和標準統一，可以讓所有人知道要做什麼，不妨透過使用管理工具如Scrum，視覺化各成員的任務、內容和進程，讓作業流程維持順暢。

5.素養：讓團隊重複使用5S，直到成為習慣，即使沒有領導者督促，他們也會不斷優化工作流程，提升效率。

大野最後提醒，5S不是一次性的行為，而是不斷重複的習慣。隨著被執行的時間愈長，減少人力和時間浪費成效就愈明顯。身為聰明的工作者，不妨現在就開始使用！