撰文：Career職場情報誌
會展產業向來被視為一國經濟發濟的重要指標，涵括會議（Meetings）、獎勵旅遊（Incentives）、大型會議（Conventions）、展覽（Exhibitions）的會展產業，可帶動餐飲、觀光、運輸物流等相關產業發展。根據統計，97年台灣會展帶動的經濟效益達257億元，101年預估上看333億元。
會展業者大致可分為：展場、會展主辦單位、周邊協力廠商等3大類。其中最核心的關鍵角色，莫過於專業會議籌辦人（PCO，Professional Convention Organizer）以及專業展覽籌辦人（PEO，Professional Exhibition Organizer）。
《聯合報》事業處會議事業總監方怡人表示，一場會議展覽成功與否，主要取決於「商品力」，只要主題、內容、行銷策略企劃得好，活動就成功一半。聯合報系旗下的金傳媒活動事業處，近年舉辦的太陽劇團表演、長毛象特展、米勒畫展、梵谷畫展、會動的清明上河圖展、鬼太郎展，市場叫好又叫座， 即為最佳範例。
在活動展覽之外，今年聯合報系更積極搶攻會議商機，由方怡人銜命成立會議事業部門，將結合《聯合報》的特性，籌辦國內外各項會議與論壇。
方怡人表示，從事會展產業工作，必須具備「三心二力」——細心、耐心、好奇心，以及企劃力、執行力才行。目前業界最缺的人才，首推PCO、PEO等企劃好手。
舉辦任何活動之前，首先必須評估成本與收入來源。舉辦會議的收入來源，不外乎門票及企業贊助，方怡人說：「行銷講求的是商品力，」企劃籌辦人的議題設計、安排的講師陣容，在在決定活動最後是盈或虧。
方怡人去年參與籌辦的2011國際新聞協會（IPI）台北年會，總共有250位全世界各地的媒體人及眷屬來台，盛況空前，成為建國百年4大國際活動之一。
方怡人認為，PCO及PEO必須有強烈的求知欲、熱愛新事物才行，因為會議與展覽的主題，通常五花八門非常多元，所以一定要不斷學習新的專業，才能快速進入狀況。
以方怡人去年參與承辦的3大會展來說，從國際新聞協會台北年會、「經濟日報大師論壇」邀請2010年諾貝爾經濟學獎得主摩坦森、戴德蒙、皮薩里德斯來台演講，再到國際美容化妝品展，主題差異懸殊，挑戰非常大。
方怡人表示，任何活動在成形之前，須經不斷地溝通討論，以會議來說，企劃初期的議題設定、講師邀約，來回不知反覆修改多少次，最為困難。
會議及展覽講求「精細性」，企劃定案後的最大考驗就在於執行力。方怡人表示，現場的執行力決定活動的最後成敗，一個疏失或遺漏，如簡報檔操作不順，就可能搞砸會議。
以「2011年國際新聞協會台北年會」為例，支援執行的「夢幻團隊」動員了20～30位來自聯合報系各單位的精英幹部，協助現場議事、接待、午晚宴等工作，「分工非常仔細，每個環節都不容出錯，」方怡人說。每場活動都有完整的SOP（標準作業程序），而且活動結束當天立即檢討缺失，使SOP更臻完善。
在舉辦大型活動時，除了公司跨部門協力之外，還需外部廠商協力合作，例如IPI年會就動員50位英語多益測驗（TOEIC）800分以上的志工幫忙。
籌辦會議要有「巨細靡遺」的功力，舉凡入場動線設計、人員引導、前後場的掌控，到座席安排、確認講師行程，無一不需要折衝，要有高度的細心與耐性，才能夠做得好工作。
談到工作甘苦，方怡人說，活動籌劃期間真的很累人，開展前甚至要熬通宵，但也非常有趣，可以快速累積能力。她在面試新人時，並不在乎應徵者念什麼科系，只問是否有熱情、企圖心、願意全心投入，對事情有自己的想法。
聯合報系金傳媒活動處的團隊成員裡，除了活動企劃出身之外，有不少人是記者背景。方怡人認為，記者的強項是熟悉市場動態、瞭解媒體需求，轉戰會展產業有很大優勢。另外，應徵者若有公關經驗也很吃香。
籌辦大型國際級會展，外語能力是?對必要條件。方怡人建議，在學期間不妨多參與社團活動，若有志投入會展領域，也可以參加經濟部國貿局的「會展人才培育與認證計畫」、報考「會展人才認證」，以厚植競爭力。
本文轉載自「Career職場情報誌」