明明很認真，工作卻老是做不完？平平是同事，為什麼別人可以快快完成工作、早早下班，自己卻需要加班到深夜？可曾想過，很多時候你都在「瞎忙」，才會忙上加忙，遲遲無法準時下班？(撰文◎Career職場情報誌)
雖然很多公司為了成本考量，一個員工當兩個人用，忙碌已成為工作常態，「早點下班」也成了奢侈的夢想。但如果用聰明的方式工作，就算工作量再大，還是可以快速有效率完成。以下幾個行動計畫，可幫助你逃離「加班煉獄」。
自我改造術1 打造可專心工作的空間
開始工作前，先花1分鐘將桌面整理乾淨，再抽出3分鐘，將當天的待辦事項寫下來、決定處理的先後順序，如此可使做事更有條理，也可掌握一整天的工作流程，對提升生產力相當有效。
雜亂無章的辦公桌，是滋生錯誤的溫床，因為紊亂的桌面，會使你難以集中精神在眼前的工作上，因此一定要把桌面整理乾淨，讓每件物品各就其位，並丟棄不必要的物品，讓桌面保持簡潔。養成每次用完東西物歸原位的習慣，這個動作只需要花幾秒鐘，卻能維持一個可專心工作的環境。
如果文件沒有隨手整理，日後找起來就會大費周章。可依照處理進度將文件分類，用「未完工」、「待回覆」、「已完工」三個資料匣分別管理，如此便可一目瞭然。
自我改造術2 專注時段 誰都別打擾！
「專心」是提升效率的不二法門。不妨定下一個「請勿打擾」時段，每天在自己最能集中精神的時間點，全心專注於工作上，儘量不接電話、不開會、也不與人交談，排除辦公室的干擾因素。
除非是夜貓族，人通常在早上精神比較容易集中，吃完午餐後就昏昏欲睡，等到頭腦恢復清醒時，已接近傍晚時刻，只好留守公司加班。因此，最好在思路較清晰的上午把重要的工作完成，或用來處理數字計算、製作傳票等需要高度專注的工作，以免精神渙散發生失誤。
日本松竹株式會社製作人小山龍介認為，最佳的工作安排就是「上午做8成，下午做2成」、「上午動腦，下午動身體」，也就是上午集中火力，完成當天八成的工作，下午則外出活動，進行會客、洽談、推銷等工作。
何以一個上午就有辦法解決掉8成的工作？日本知名企管顧問松本幸夫指出，有些工作特別耗費時間，例如不容許有任何差池的合約書擬定、與金錢有關的帳務結算等。但其它多數事務，其實只要做到80分就及格，不要一味想達到100分，否則錙銖必較、反覆斟酌修改，每天不加班也難。
當然，公司人來人往，要完全不被打擾並不容易，同事的干擾並非惡意，而是不知道你正在進行需要專注的工作。可在桌上貼出「請款單作業中」或「傳票作業中」等標示，讓同事察覺你在忙，就會配合避免打擾。
最容易讓人分心的，還有電話與電子郵件。在「請勿打擾」時段，你不必隨時接聽電話，而是找個時間集中處理來電。電子郵件、簡訊也不必立即回覆，而是重要工作事項處理告一段落後，再集中回覆。
每天第二個專注力高的「黃金時刻」，是下午4點到晚餐前的時間，因為午餐已經消化完畢，大腦的血液供應量重新恢復。下午4點後、加上早上的工作時間，已經足以應付每天工作所需。至於下午的前幾個小時，不妨安排出外會面的行程，讓自己活動放鬆一下。
自我改造術3 「時間到！」務必完成
若要加快工作腳步，設定「截止期限」（deadline）非常有效，勒令自己「只剩下N天」、「做到N點為止」。而且，完成期限最好設在午休前或晚餐前，這樣就會激發出「趕快做完才能用餐或下班」的超強動力。
工作不僅要給自己訂時限，更要做到「超前進度」，在時限的前半段就提前完成一大半的工作，例如時限是「一天」，就在中午之前提前完成；時限是「一個月」，就在15天內提前完成。若能提前達陣，一來工作進度順暢，二來心情也會輕鬆愉快。
工作要在時限內完成，還可用「行程表細切法」，例如設定N天之內完成，可先將一天分為上午、下午與傍晚三個時間區塊，接著將工作細分，放入不同的時間區塊，並在行程表中預留一天的「備用日」，就算遇到突發狀況，也可在這一天搶救進度。
自我改造術4 別當冗長會議的幫兇
冗長的會議，是偷走工作時間的一大幫凶。不少公司每天早上都有早會，由同仁們報告工作進度或討論今日事項，若報告者的發言太囉唆，必然會拖延會議進度。
因此，報告前務必預先做好準備，備齊報告時用到的所有文件，並在上台前先行演練，以便報告時更有效率。進行例行性報告時，切記要長話短說，挑重點講就行了，以免主管不耐，也延誤大家寶貴的工作時間。
摩根投信整合行銷部副總邱可君建議，若是擔任會議主持人，最好預先提醒與會者「距離開會還有多少時間」，以確保大家都準時赴會，不需要在會場枯等。主持會議時，除了腦力激盪會議〈Brain Storming〉不應限制發言時間外，一般例行性會議最好提醒報告者控制時間，確保開會進度，以免會議陷入冗長的「無間地獄」。
自我改造術5 用零碎時間處理次要郵件
許多人上班第一件事，就是收發電子郵件。把一天最精華的時段，花在處理信件上，實在是莫大的浪費。不論收到多少電子郵件，早晨最好只給自己10分鐘處理。
短短10分鐘，當然不可能回覆所有信件，快速處理的技巧就在於，先將廣告信刪除，然後依照每封信的輕重緩急，分為A、B、C三等級。重要性最高的A級信件立即回覆，但回答不必長，寫一行字就好，例如「瞭解。下午2點我會跟您詳細說明」或「明白。詳情我下午會跟您電話說明」，只需要告知對方收到即可。至於B、C級的信件，就等到有空時再處理。不必擔心沒時間處理剩下的B、C級信件，像是拜訪客戶時，路上搭車或在會客室等候的時間，都是你的空檔；或是工作提前結束，多出的半個小時，也是你的空檔時間。只要善用零碎時間，「空檔」無所不在。
如果要減少彼此回信的麻煩，也有訣竅。盡量將與同一事項有關的內容，彙整成一封郵件寄出，這樣自己省事，對方也只需要回覆一封信。反之，若要與對方討論不只一個議題時，最好依主題分成不同郵件寄出。若是都混雜在同一封信內，對方就算能立即回答其中部分問題，但其他問題可能還得進一步思考，就會導致整封信的回覆都受到延誤。
改造術6 SD說話法：先結論再細節
工作會做不完，有時也因為浪費太多時間在無效溝通上。無論報告或聯絡事情，請以「結論一句話」做為開場，先把重點講出來，例如「A公司這次的案子已經確定暫緩」，之後再說明細節。這也就是所謂「SD說話法」：S是Summary，即概要、結論，D是Detail，細節，先講S再講D。另外，說到「關鍵字」時，務必咬字清楚，以免造成誤解。
現今職場比的是「速度」，而速度要靠效率管理。只要改變你的工作習慣，提升效率一點也不難！
本文轉載自「Career職場情報誌」