想要搞定工作，就要先精通工作流程的5步驟，拿回時間的主導權，才能更游刃有餘地處理工作。
撰文整理◎劉紋豪
有些人事情一多，工作便會手忙腳亂心煩氣燥，想要搞定工作，就要先精通工作流程的5步驟，才能更游刃有餘地處理工作。在大衛．艾倫《搞定！：工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟》一書中提到，「搞定」的5個步驟包括：
1.「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項。
2.「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動。
3.「整理」（organize）上述結果，提出可行動的選項。
4. 「回顧」（reflect）選項清單，接著做出抉擇。
5. 「執行」（engage）決定的行動。
這5個步驟可以靈活變化，如果要發揮到淋漓盡致，就必須要有良好的技巧和工具輔助，並排除想要試圖一次完成5個步驟的想法。
捕捉真正要捕捉的事 善用「收集工具」
如果每件事想要做到盡善盡美，就必須知道用正確最有效的方式，去捕捉真正要捕捉的事。首先你要去搜集表示工作上「未竟事項」的提示，例如急迫要處理的、私人的、職場的、不重要的事、不該如此的事等。
只要是「應該」、「必須」或「理當」去做的事，就會形成「未竟事項」，此時這些清單就要暫時先存放在「收集工具」中，直到有時間能夠定義及處理時該如何因應。「收集工具」也就是「捕捉」的工具，從一般簡單到高科技都有，包括實體收件匣、紙張與筆記本、數位裝置與錄音筆、電子郵件與簡訊等。
實體收件匣就是各種材質製成的文件架，能夠用來收集需要分類的文件與物品，例如重要的會議紀錄、信件、雜誌、報表等。紙張與筆記本則是可用來書寫的筆記本、活頁簿或是空白的萬用卡，可以用來記下待辦事項，或是重要來電資訊，突如其來的創意想法。
科技日新月異，所有新穎的行動科技裝置，都可以用來隨手做筆記和錄音，記下待辦的事情。電子郵件與簡訊則是接收外來的資訊及聯繫用途，都會被安放在某個虛擬空間內，等待閱讀及處理。
但捕捉如果想要成功，就必須具備幾個條件。一將所有未竟事項逐出腦袋，放在收件匣中；二是收集的工具不能多，只要夠用就好；三必須定期清空收集工具，對待辦事項做更清楚的定義及決定怎麼去做。
判斷是否可行動 定期檢視工作清單
面對收件匣一堆未處理的事項，你要先學會問自己那是什麼？是否可行動？如果答案為「否」，就有3種可能，1.那是個垃圾，不需保留；2.現在不必要行動，但之後可能需要處理；3.可當成參考資料，日後需要時可派上用場。
答案為「是」的話，就要採取下一步行動，就是為了讓事情朝向完成的方向進行。一旦決定好採取下一步行動，就會產生三個選項──立即執行、委託他人或延遲處理。如果事情能在2分鐘內搞定，就該在理清時立即執行；如果會超過2分鐘，你就要自問：我是執行的合適人選嗎？如果否，就委派給適合的單位；如果要花2分鐘以上，自己又是合適人選，就必須延遲處理，並記在「下一步行動清單」（登錄至行事曆）中追蹤進度。
而回顧就是要定期檢視行事曆和檔案系統中的每日資料夾，確認當天必須去做的事項，再評估其他需要完成的事情。決定執行時，請記得4項限制條件：情境、可用時間、可用精力、優先順序。以情境來說，人當下能做什麼總會受到環境限制，少數行動可以在任何地方執行，但大多數行動必須在特定地點，如辦公室等。可用時間就是何時需要做別的事？如果你5分鐘後就要開會，那就無法做需要長時間的任何行動。然後你要評估自己有多少精力及腦力能夠執行，並衡量事情的優先順序。
想要有所改變，你該好好檢視工作方法和工具，拿回時間的主導權，才能在工作和生活中取得最佳的平衡。
參考資料
尹善玄著，尹嘉玄、陳宜慧譯，《一天15分鐘，改變人生的整理術》，高寶出版
大衛．艾倫著，向名惠、林淑玲譯，《搞定！：工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟》，商業週刊
卡洛琳．韋伯（Caroline Webb）著，許恬寧譯，《好日子革新手冊》，大塊文化