文 黃奕霖
當大環境的變幻莫測成為常態,「敏捷管理」也在近年成為顯學,許多企業期望員工能用Scrum讓工作變得更敏捷,以因應突如其來的市場變動。你學會了嗎?
讀完這篇文章,你可以學到的三件事:
1.要貫徹團隊敏捷工作,第一要務是作好角色分工,才有助於參與者培養當責態度。
2.根據不同階段的需求,召開各式會議,有助於專案負責人掌握進度,並有利於垂直與橫向溝通。
3.每次的專案都要視為練習機會,除了驗收結果,更要學會在過程中自省,才能不斷進步。
Scrum最早是源自軟體工程師的工作模式,內容大致包含目標設定、工作清單、任務分工、滾動更新、檢討改善等五大步驟,因為很適合套用在各大公司或組織的專案工作流程中,所以後來在各大企業也逐漸成為常用的管理工具。
Scrum的最終目的,是:
讓所有參與者都有機會對準目標,同時清楚掌握大家該「如何一起完成任務」。
而這套理論的誕生可追溯至1986年代,由哈佛商學院教授竹內弘高 (Hirotaka Takeuchi) 和被譽為「知識創造理論之父」的日本經營策略學者野中郁次郎 (Ikujiro Nonaka) 在共著的《哈佛商業評論》文章中,所提出的一種提高商業新產品開發速度及靈活性的嶄新方式。
Scrum的精神在於敏捷工作,但談到敏捷,許多人會分不清楚Scrum跟Agile有何不同。事實上,Agile(敏捷)只是一種思維模式與精神,Scrum則是實踐敏捷原則來完成專案的方法。換言之,Agile是概念,Scrum是行動。
Scrum一詞源自橄欖球中的爭球動作,由於爭球的過程中,充滿許多不確定因素,因此團隊必須在目標一致下通力合作,並根據各種突發狀況隨時調整,共同往前推進,才有機會贏得勝利。
接下來要說明,執行Scrum的二大關鍵步驟:
Scrum通常用於超過10人的團隊,當中分為3種角色,包括「產品負責人(Product Owner)」、「Scrum大師(Scrum Master)」以及「開發團隊(Development Team)」。
產品負責人必須了解使用者及企業的需求,對團隊提出明確方向。例如希望增加使用者在網頁上的停留時間,或是希望增加商品回購率,最後決策定案。
Scrum Master又稱為「敏捷教練」,除了主持相關會議、確保團隊在流程上保持正軌外,也要適時督促、引導成員改善流程,解決成員在敏捷開發時所遭遇的困難。
開發團隊則泛指實際執行任務的成員,通常約5~9人,由不同職能的成員所組成。以ZARA為例,Scrum團隊會包含設計師、裁縫師和模特兒,以省去跨部門的溝通成本,讓產品能快速成型進入市場測試。
完成角色分配後,就必須依照不同需求階段,安排4種規模的會議:
1. 短期衝刺規劃會議
首先是短期衝刺會議,俗稱Sprint會議,重點在盤點所有工作目標所需的時間,通常定於2~4周,或者更短,建議安排在周一上午。
會議由產品負責人主持,時間約半天到一天。會議分兩階段,第一階段、產品負責人要跟團隊成員討論本次專案的目標及需求,第二階段、則是針對目標進行工作項目拆解、分工、和預估時間,讓所有工作清單變成能夠一目了然的待辦事項,並由產品負責人將所有待辦事項排出優先順序。
舉例來說,假如本次任務是「規劃年度員工旅遊」,產品負責人要執行的大項任務就包括,找合作的旅行社、進行員工喜好調查、確認公司預算、通盤了解到各國家旅遊的防疫政策等。
2. 每日立會(站立會議)
開完Sprint會議後,任務就必須開始推進,為了掌握工作進度,每天會有一個站立會議,由Scrum Master負責主持。
團隊成員必須回報三件事:包括「昨天完成了什麼?」、「今天預計做什麼?」、「目前遇到哪些問題需協助解決?」每人報告時間不超過3分鐘,會議控制在15分鐘內結束最理想。
從規劃員工旅遊的例子中,可以得出每日立會成員們要討論的內容,包含更新不同旅行社的報價、報告員工的旅遊喜好調查結果、從各國防疫政策列出優先順序等。
3. 產品檢視會議
在每日立會後,每周都要有一個產品檢視會議,以利通盤檢視當周的工作狀況,時間通常會安排在周五下午。產品負責人和利益關係人皆需到場,了解目標執行進度及驗收,並給出調整建議。
4. 自省會議
在完成一個大型專案後,就要召開自省會議,這個會議通常由Scrum Master主持,時間約1小時,請所有團隊成員共同回顧工作歷程,檢視哪些地方仍需改進,以便讓未來的工作更加順暢。
至於該如何開好自省會議?台灣敏捷協會創會理事長林裕丞在國內最大線上企業培訓平台《天下學習》的線上課程中,給出「ORID」4字口訣。
O─觀察:把看得到的、聽得到的事實講出來,不要太快跳到結論。
R─心情:關於這周的工作感受,例如因為專案提前結束而感到開心或者沮喪。
I─想法及觀點:哪些部分可能要加速,哪些工作必須捨棄。
D─決策:針對下周或Sprint會議需進行哪些改善或調整作出決定。
最後要提醒的是,Scrum等管理工具固然有助於提升團隊工作效率,但企業本身也要建立順暢的溝通機制,敏捷管理才不會徒具形式,而是真正能發揮功效。