職場新鮮誌

「敏捷管理」也在近年成為顯學_Cheers雜誌提供

文 黃奕霖

當大環境的變幻莫測成為常態，「敏捷管理」也在近年成為顯學，許多企業期望員工能用Scrum讓工作變得更敏捷，以因應突如其來的市場變動。你學會了嗎？

讀完這篇文章，你可以學到的三件事：

1.要貫徹團隊敏捷工作，第一要務是作好角色分工，才有助於參與者培養當責態度。

2.根據不同階段的需求，召開各式會議，有助於專案負責人掌握進度，並有利於垂直與橫向溝通。

3.每次的專案都要視為練習機會，除了驗收結果，更要學會在過程中自省，才能不斷進步。

什麼是Scrum？

Scrum最早是源自軟體工程師的工作模式，內容大致包含目標設定、工作清單、任務分工、滾動更新、檢討改善等五大步驟，因為很適合套用在各大公司或組織的專案工作流程中，所以後來在各大企業也逐漸成為常用的管理工具。

Scrum的最終目的，是：
讓所有參與者都有機會對準目標，同時清楚掌握大家該「如何一起完成任務」。

而這套理論的誕生可追溯至1986年代，由哈佛商學院教授竹內弘高 (Hirotaka Takeuchi) 和被譽為「知識創造理論之父」的日本經營策略學者野中郁次郎 (Ikujiro Nonaka) 在共著的《哈佛商業評論》文章中，所提出的一種提高商業新產品開發速度及靈活性的嶄新方式。

Scrum跟Agile有何差別？

Scrum的精神在於敏捷工作，但談到敏捷，許多人會分不清楚Scrum跟Agile有何不同。事實上，Agile（敏捷）只是一種思維模式與精神，Scrum則是實踐敏捷原則來完成專案的方法。換言之，Agile是概念，Scrum是行動。

Scrum一詞源自橄欖球中的爭球動作，由於爭球的過程中，充滿許多不確定因素，因此團隊必須在目標一致下通力合作，並根據各種突發狀況隨時調整，共同往前推進，才有機會贏得勝利。

接下來要說明，執行Scrum的二大關鍵步驟：

第一步：分配角色

Scrum通常用於超過10人的團隊，當中分為3種角色，包括「產品負責人（Product Owner）」、「Scrum大師（Scrum Master）」以及「開發團隊（Development Team）」。

產品負責人必須了解使用者及企業的需求，對團隊提出明確方向。例如希望增加使用者在網頁上的停留時間，或是希望增加商品回購率，最後決策定案。

Scrum Master又稱為「敏捷教練」，除了主持相關會議、確保團隊在流程上保持正軌外，也要適時督促、引導成員改善流程，解決成員在敏捷開發時所遭遇的困難。

開發團隊則泛指實際執行任務的成員，通常約5～9人，由不同職能的成員所組成。以ZARA為例，Scrum團隊會包含設計師、裁縫師和模特兒，以省去跨部門的溝通成本，讓產品能快速成型進入市場測試。

第二步：規劃重要會議

完成角色分配後，就必須依照不同需求階段，安排4種規模的會議：
1. 短期衝刺規劃會議
首先是短期衝刺會議，俗稱Sprint會議，重點在盤點所有工作目標所需的時間，通常定於2～4周，或者更短，建議安排在周一上午。

會議由產品負責人主持，時間約半天到一天。會議分兩階段，第一階段、產品負責人要跟團隊成員討論本次專案的目標及需求，第二階段、則是針對目標進行工作項目拆解、分工、和預估時間，讓所有工作清單變成能夠一目了然的待辦事項，並由產品負責人將所有待辦事項排出優先順序。

舉例來說，假如本次任務是「規劃年度員工旅遊」，產品負責人要執行的大項任務就包括，找合作的旅行社、進行員工喜好調查、確認公司預算、通盤了解到各國家旅遊的防疫政策等。

2. 每日立會（站立會議）
開完Sprint會議後，任務就必須開始推進，為了掌握工作進度，每天會有一個站立會議，由Scrum Master負責主持。

團隊成員必須回報三件事：包括「昨天完成了什麼？」、「今天預計做什麼？」、「目前遇到哪些問題需協助解決？」每人報告時間不超過3分鐘，會議控制在15分鐘內結束最理想。

從規劃員工旅遊的例子中，可以得出每日立會成員們要討論的內容，包含更新不同旅行社的報價、報告員工的旅遊喜好調查結果、從各國防疫政策列出優先順序等。

3. 產品檢視會議
在每日立會後，每周都要有一個產品檢視會議，以利通盤檢視當周的工作狀況，時間通常會安排在周五下午。產品負責人和利益關係人皆需到場，了解目標執行進度及驗收，並給出調整建議。

4. 自省會議
在完成一個大型專案後，就要召開自省會議，這個會議通常由Scrum Master主持，時間約1小時，請所有團隊成員共同回顧工作歷程，檢視哪些地方仍需改進，以便讓未來的工作更加順暢。

至於該如何開好自省會議？台灣敏捷協會創會理事長林裕丞在國內最大線上企業培訓平台《天下學習》的線上課程中，給出「ORID」4字口訣。

O─觀察：把看得到的、聽得到的事實講出來，不要太快跳到結論。

R─心情：關於這周的工作感受，例如因為專案提前結束而感到開心或者沮喪。

I─想法及觀點：哪些部分可能要加速，哪些工作必須捨棄。

D─決策：針對下周或Sprint會議需進行哪些改善或調整作出決定。

最後要提醒的是，Scrum等管理工具固然有助於提升團隊工作效率，但企業本身也要建立順暢的溝通機制，敏捷管理才不會徒具形式，而是真正能發揮功效。